Die Marke Carhartt hat ihre Wurzeln in den USA. Dort hat sie sich einen Namen gemacht mit hochwertiger Arbeitskleidung, beispielsweise mit Overalls. Die Work in Progress GmbH (Carhartt WIP) hat auf dieser Basis ein stimmiges Streetwear-Konzept entwickelt. Im Umfeld von Skatern, Sprayern und urbaner Jugendszene ist die Marke Carhartt inzwischen Synonym für ein aktives, sportliches Lebensgefühl. Der Konzern beschäftigt in Weil 370 Mitarbeiter. Die ZEUS® Zeiterfassung ist bei Work in Progress seit 1996 im Einsatz. 2011 wurde ein umfassender Relaunch durchgeführt, bei dem neue Zeit- und Multifunktionsterminals installiert wurden. 2015 wurden dann die drei Outlets in Weil am Rhein an die ZEUS® Zeiterfassung angebunden.
"Den hohen Anspruch, mit dem Carhartt in den USA seine spezielle Workwear produziert hat, haben wir von Work in Progress in puncto Qualität, Haltbarkeit und Komfort aufgegriffen in unserer Streetwear. Carhartt WIP hat einfach das zugrundeliegende Design neu interpretiert und kombiniert", beschreibt Melanie Langela, zuständig für das IT-Controlling bei Carhartt WIP, die Verwandlung der Marke Carhartt von hochwertiger Arbeitskleidung zur Streetwear und Freizeitkleidung. So arbeite man mit ausgewählten Einzelhändlern aus den Bereichen in Urban Lifestyle, Men`s Wear und Avantgarde Märkten. "Wir gehen nicht immer mit der Mode, sondern wir versuchen auch immer neue zu kreieren, das heißt wir verstehen uns als Trendsetter", präzisiert Melanie Langela. Weitere Säulen des Vertriebs sind die B-to-B- und B-to-C-Webshops für die Marke Carhartt sowie für die Schwesterfirmen mit den Marken Edwin und Pointer. Nicht zu vergessen drei Outlets in Weil und eins in Berlin. Dazu gibt es noch drei Außenstellen mit speziellen Aufgabengebieten wie zum Beispiel Marketing. Insgesamt unterhält Carhartt WIP neun eigene Stores in Deutschland und ein Zentrallager in Weil. Den asiatischen Markt beliefern die südbadischen Streetwear-Spezialisten von Hongkong aus.
Kostenstellenerfassung mit ZEUS®
"Im Zentrallager in Weil buchen die Mitarbeiter der Work in Progress Kostenstellen um, je nachdem, für welche Firma gerade Ware gepackt, eingelagert oder ausgeliefert wird. Das heißt Work in Progress nutzt nicht nur die ZEUS® Zeiterfassung, sondern lässt sich auch im Bedarfsfall zusätzliche ZEUS® Module freischalten", schildert Melanie Langela den pragmatischen, zielorientierten Umgang mit den zahlreichen Einsatzmöglichkeiten von ZEUS®. "Als IT-Verantwortliche, die das System auch zum Teil befüllt, finde ich es im Anbetracht unserer Mitarbeiterzahl gut, dass ZEUS® ein sehr umfassendes und komplexes System ist, das sich gezielt mit Funktionen ergänzen lässt, die weit über die Zeiterfassung hinausgehen", stellt die IT-Controllerin der Software ein erstklassiges Zeugnis aus.
Gruppenkalender im Zentrallager
So werde im Lager, wo 50 Mitarbeiter beschäftigt sind, auch der ZEUS® Gruppenkalender eingesetzt, um bei der Urlaubsplanung immer auf verlässliche Daten zurückgreifen zu können. Jeweils zu Saisonbeginn beschäftigt Work in Progress auch ca. 20 Leiharbeiter, um auch in erfahrungsgemäßen Spitzenzeiten genügend Manpower zur Verfügung zu haben. Diese Peaks lassen sich bei Work in Progress genau datieren, denn zum 1. Januar startet die Sommersaison und zum 1. Juli die Wintersaison. Die Leiharbeiter sind also ein wichtiger Faktor in der Saisonplanung: "Diese Arbeitskräfte stempeln ganz normal ein, haben dabei ein speziell angepasstes Monatsjournal mit Feiertags- und Konteneinstellungen sowie den entsprechenden Tagesmodellen, so dass Carhartt WIP die gesammelten Monatsjournale nur an die Zeitarbeitsfirma schicken muss, und daraufhin dann auch die Rechnung erstellt wird", schildert Melanie Langela die durch ZEUS® vereinfachte Verwaltung der Leiharbeiter.
Flexibel bei Schichten und Tagesmodellen
Ein richtiger Schichtbetrieb kommt bei Carhartt WIP nur in Spitzenzeiten auf. Dann wird im 3-Schichtbetrieb gearbeitet, allerdings ohne Nachtschicht. In der Versandabteilung beginnt der Arbeitstag in den Spitzenzeiten morgens um 4:00 Uhr, und die gesamte Logistik ist dann bis abends um 22:00 Uhr im Einsatz. Wenn die Auftragsspitzen zurückgehen, wird auf zwei Schichten reduziert und die Spätschicht endet um 20:00 Uhr. In der auslaufenden Saison kann auch schon mal um 16:00 Arbeitsschluss sein. "On-Demand" heißt das Prinzip, nach dem Carhartt WIP arbeitet. Erst wenn die Bestellungen vorliegen, wird produziert. "Seit Carhartt WIP unsere Streetwear via Webshop auch B-to-C, also für den Endkunden anbietet, lässt diese zusätzlich ein gewisses B-to-C-Kontingent produzieren, was dann zu den üblichen Großhandelsmengen hinzukommt", erläutert Melanie Langela die speziellen Erfordernisse in der Produktionsplanung bei Carhartt WIP. So müsse beispielsweise bei den Top-Ten-Artikeln auch immer ein Kontingent für Nachbestellungen mit eingeplant werden.
In der Verwaltung wird in Gleitzeit gearbeitet bei einer Kernzeit von 9:00 bis 16:00 Uhr. In den Shops gibt es bei Carhartt WIP sehr unterschiedliche Tagesmodelle, weil die Wochenplanung immer ein hohes Maß an Flexibilität erfordert. Hier bilden auch Teilzeitkräfte eine wichtige Reserve, die bei Bedarf stundenweise eingesetzt werden. So kann in den Shops bzw. Outlets auf ein Schichtsystem verzichtet werden.
Arbeitszeitmanagement via WebService
Die Einführung des WebService im Jahr 2011 war für die Carhartt WIP Mitarbeiter eine Umstellung. Da fielen die bis dahin üblichen Urlaubszettel weg und alle Buchungen bezüglich der Arbeitszeit funktionierten nun digital. Das bedeutete für die Personalabteilung eine erhebliche Entlastung: Seitdem müssen keine Arbeitszeitjournale mehr ausgedruckt werden, das gesamte Management von Krankheits-, Urlaubs-, Fehl- und Arbeitszeiten wurde zur papierlosen Angelegenheit. Die Mitarbeiter können ihre Buchungen an einem PC vornehmen. "Die ZEUS® Zeiterfassung liefert ein hohes Maß an Transparenz und gewährleistet ein umfassendes Personal-Controlling. Einfach um zu schauen, wo sind Stärken, wo sind Schwächen in welchen Abteilungen, beispielsweise anhand der angefallenen Überstunden", zieht Melanie Langela rückblickend ein durchgehend positives Fazit der ZEUS® Erweiterung bei Carhartt WIP.
