Künstlerische und pädagogische Ausbildung in einem breiten Spektrum musikalischer Berufsfelder - das bietet die Hochschule für Musik Freiburg ihren Studierenden. Dazu die Möglichkeit in den Fächern Musikwissenschaft und Musikpädagogik zu promovieren. Im Lauf der Jahre sind viele Stars aus dieser Talentschmiede hervorgegangen. Gut 500 Studierende durchlaufen hier ihre musikalische Ausbildung bei 66 Professorinnen und Professoren und etwa 160 weiteren Dozentinnen und Dozenten. Im Hintergrund des erfolgreichen Lehrbetriebs arbeitet ein unverzichtbares Team, das den reibungslosen Ablauf des Hochschulbetriebs sicherstellt: in der Verwaltung, dem Technischen Dienst und der Bibliothek. Hier sind 35 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter beschäftigt, die einen wichtigen Beitrag leisten zum Gelingen des Ganzen. Aus ihren Reihen stammt auch der Wunsch nach einer flexibilisierten Arbeitszeit, sprich Gleitzeit. Die Verantwortlichen der Hochschule suchten dafür eine moderne Zeiterfassung, die sie sich extern hosten lässt und vor Ort keine Serverkapazitäten benötigt. Fündig wurde man mit der ZEUS® SaaS Cloud-Lösung, in der sämtliche ZEUS® Module als Service bereitgestellt werden, ohne dass der Anwender eine aufwändige Rechnerumgebung vorhalten muss. Deshalb entschied man sich bei der Hochschule für Musik im Frühjahr 2016 für die ZEUS® Zeiterfassung in der Version für bis zu 50 Mitarbeiter, die ab Juli 2016 in Zusammenarbeit mit der IVS Zeit und Sicherheit GmbH implementiert wurde und im Januar 2017 in den Echtbetrieb ging.
Software ohne Sorgen: ZEUS® SaaS
Hinter der Abkürzung SaaS verbirgt sich ein klares Konzept, Software Outsourcing von A bis Z. Immer mehr Anwender sind von der Idee fasziniert Software-Lösungen nicht in der eigenen IT zu beheimaten, sondern über eine externe Cloud als Service an Bord zu holen. So auch Jürgen Diez, Referatsleiter für Personal-, IT- und Wirtschaftsangelegenheiten an der Hochschule für Musik Freiburg: "Die Hochschule hat sich bei der Einführung des Zeiterfassungssystems für ZEUS® entschieden, weil das System extern gehostet werden kann und somit vor Ort keine Serverkapazitäten benötigt werden. Außerdem ist die Bedienung per Browser sehr gut gelöst", begründet Referatsleiter Diez die Investition in das Softwarepaket, das vom ISGUS Rechenzentrum in Villingen-Schwenningen mit hoher Zuverlässigkeit bereitgestellt wird.
ZEUS® Zeiterfassung für 35 Mitarbeiter
"Es ist uns wichtig auf die Bedürfnisse der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einzugehen. Als das Thema Gleitzeit aufkam, haben wir nach zukunftsfähigen Lösungen gesucht, um das Thema Gleitzeit für die Mitarbeiter im nichtlehrenden Betrieb zu verwirklichen. Unter anderem auch, weil wir uns als moderner Arbeitgeber verstehen." In der Zeit vor ZEUS® habe es nur fixe Arbeitszeiten gegeben und damit sei die Belegschaft zuletzt nicht mehr glücklich gewesen, schildert Jürgen Diez den konkreten Handlungsbedarf, der zur Einführung der Zeiterfassung geführt hat. So startete man im Juli 2016 mit einer Testphase, die bis zum Jahresende ging. Zum neuen Jahr gab es dann grünes Licht für den Echtbetrieb, und schon am 1. Februar dieses Jahres waren alle Mitarbeiter des nichtlehrenden Betriebs im System. Der Lehrbetrieb der Hochschule für Musik ist nicht an die Zeiterfassung angebunden.
Vielschichtbetrieb
In einer Hochschule fallen viele Events an mit einem hohen Serviceaufwand. Der technische Dienst der Hochschule ist da besonders gefordert. Gerade bei feierlichen Anlässen oder Konzerten an Wochenenden müssen Logistik sowie Haus- und Veranstaltungstechnik stimmen. Obwohl die Hochschule für Musik kein produzierendes Unternehmen ist, kann man nun dank der ZEUS® Zeiterfassung einen Vielschichtbetrieb digital abbilden, der insgesamt 45 Tagesmodelle im Einsatz hat und gleichzeitig ein großes Aufgabenspektrum umfasst.
Benutzerfreundlich und papierarm
Beim Thema Benutzerfreundlichkeit setzt ZEUS® neue Maßstabe. Denn es sind nicht nur die Arbeitszeiten flexibilisiert worden, auch der bürotypische Papierkram hat sich durch die Einführung der digitalen Zeiterfassung reduziert. Bedienungsfreundlich sind auch die drei Zeiterfassungsterminals, die sich an den beiden Haupteingängen der Hochschule sowie am Eingang für die Mitarbeiter des Technischen Dienstes befinden. Hier können die Mitarbeiter per Transponderchip ihre Kommt-/Geht-Buchungen durchführen beim Betreten oder Verlassen des Gebäudes. Auch externe Dienstgänge lassen sich hier per Tasteneingabe abbilden.
Sinnvolle Investition
"Unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind mittlerweile mit der elektronischen Zeiterfassung vertraut. Die Fehlbuchungen in der Einführungsphase waren in erster Linie Buchungssperren, verursacht durch zu kurze Wartezeit an den Terminals. Außerdem gab es Anwendungsfehler bei den Anträgen im WebWorkflow, mit dem Mitarbeiter zum Beispiel Urlaubsanträge digital auf den Weg bringen können", weiß Jürgen Diez zu berichten. "Wir sind sehr froh, dass wir den Schritt zu einer modernen Zeitwirtschaft vollzogen haben, auch im Interesse unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter". Allerdings nehme die Pflege der ZEUS® Zeiterfassung zusätzlich vier bis acht Stunden pro Woche in Anspruch, so der Referatsleiter weiter. Insgesamt sei man an der Hochschule für Musik aber sehr zufrieden mit der Transparenz des Systems und der Zusammenarbeit mit IVS.
