Badischer Wein oder Bahlinger SC - daran denken die meisten Menschen beim Stichwort Bahlingen. Die Gemeinde am Kaiserstuhl ist im denkbar schönsten Sinn fußballverrückt. Sie hat über 4.000 Einwohner und ihr Fußballverein manchmal ebenso viele Zuschauer. Auch im Bahlinger Rathaus verfolgt man Projekte mit sportlichem Ehrgeiz und Freude an der Innovation. Seit 2012 arbeitet man im Bereich Zeiterfassung mit der IVS Zeit + Sicherheit GmbH zusammen, die im nahe gelegenen Lahr eine Niederlassung unterhält. Die Gemeinde Bahlingen nutzt die ZEUS® Telefonzeiterfassung für Ihre knapp 100 Mitarbeiter in der Verwaltung sowie in den kommunalen Außenstellen. Zudem ersparte die Entscheidung für die Telefonzeiterfassung der Gemeinde zusätzliche Investitionen in Terminals oder andere Hardware.
"Im Sommer 2012 lief bei uns im Bahlinger Rathaus noch viel über Papier und Excel-Listen, und da wollten wir alles ein bisschen moderner machen mit einer zeitgemäßen Zeiterfassung", schildert Kevin Kreuzer, in Bahlingen verantwortlich für Personal-/Standesamt, Friedhof und EDV, die Ausgangslage für die Einführung der ZEUS® Telefonzeiterfassung. Aufgabe war alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an die neue Lösung anzubinden: "Uns war wichtig nicht nur die Verwaltung mit ins Boot zu holen, sondern auch unsere beiden kommunalen Kindergärten, den Bauhof sowie das Reinigungspersonal", präzisiert Kevin Kreuzer.
100 Mitarbeiter über unterschiedliche Wochenmodelle
In seiner Eigenschaft als Personalleiter bildet Kevin Kreuzer in der ZEUS® Zeiterfassung viele unterschiedliche Wochenmodelle ab und wesentlich mehr Tagesmodelle. Das liegt daran, dass die Gemeinde Bahlingen sehr viele Teilzeitkräfte beschäftigt. Diese wählen sich mit ihrem Diensthandy oder den in den Außenstellen verfügbaren Festnetztelefonen in die Zeiterfassung ein und machen so ihre Kommt/Geht-Buchungen. "Natürlich würden Terminals an den Gebäudeeingängen vermutlich verhindern, dass die eine oder andere Buchung am Telefon vergessen wird, weil man ja zwangsläufig an den Terminals vorbeikommen würde, aber trotz allem hat uns die Telefonzeiterfassung viel, viel Geld gespart, und da ändern wir die wenigen Fehlbuchungen gerne", unterstreicht Kevin Kreuzer die Wirtschaftlichkeit der ZEUS® Lösung.
Anbindung der Außenstellen
Die Integration der Bauhofmitarbeiter und Reinigungskräfte in die Telefonzeiterfassung war Kevin Kreuzer von Anfang an ein wichtiges Anliegen: "Für uns war es extrem wichtig diese Mitarbeitergruppen in die Zeiterfassung mit einzubeziehen, damit wir deren Überstunden und Rufbereitschaften minutengenau in ZEUS® abbilden können, minutengenau auch deshalb, weil diese Eingaben per Telefon erfolgen. Anschließend ist es für uns durch die vielen Auswertungen von ZEUS® deutlich einfacher diese variablen Daten im System zu verarbeiten", schildert Kevin Kreuzer die Vorteile der Telefonzeiterfassung im Tagesgeschäft.
Pluspunkt Papierlosigkeit
Die ZEUS® Telefonzeiterfassung hält Kevin Kreuzer heute den Rücken frei. Mit Schrecken denkt er an die Zeit vor ZEUS® zurück, wo alle Arbeitszeiten ausschließlich in Papierform vorlagen. "Als wir 2012 die Zeiterfassung einführten, mussten wir erstmal sämtliche Daten aus den Papierlisten neu erfassen. Nachdem wir diese Hausaufgaben erledigt hatten, lief das Ganze schnell und reibungslos. Heute habe ich wesentlich mehr Zeit für andere Aufgaben, und auch wenn die Schnittstelle zum dvv.Personal noch nicht aktiviert ist, geht die Erfassung deutlich schneller und unkomplizierter", berichtet Kevin Kreuzer hochzufrieden.
Aktive Ampelfunktion
In der Bahlinger Verwaltung gibt es eine spezielle Dienstanweisung zum Thema Urlaub und Überstunden. "Unsere Amtsleiter bekommen vom Personalamt regelmäßig einen Ausdruck, in dem Überstunden und Urlaubsanspruch ihrer Mitarbeiter ausgewiesen sind, damit das alles so schnell wie möglich wieder abgebaut wird. Das können wir dank der ZEUS® Auswertungen mittlerweile problemlos regeln", erzählt Kevin Kreuzer. So nutze die Verwaltung eine Ampelregelung, die bezüglich Überstunden Klarheit schafft: Von 10,0 Minusstunden bis zu 30,0 Plusstunden ist man in der grünen Phase, von 10,0 bis 20,0 Minusstunden bzw. zwischen 30,0 bis 50,0 Plusstunden in der gelben Phase, da sollte man schon mal Überstunden abbauen. Und von mehr als 20,0 Minusstunden bzw. mehr als 50,0 Plusstunden ist man in der Rotphase, da muss man dann zwingend Überstunden bzw. Minusstunden reduzieren. Diese Ampelregelung aus der Dienstanweisung gibt es bereits als Funktion in ZEUS®. Mithilfe eines Icons in der Bildschirmmaske wird zuverlässig angezeigt, in welcher Ampelphase sich der jeweilige Mitarbeiter aktuell befindet. Damit ist für den Amtsleiter oder Vorgesetzten jederzeit erkennbar, wo im Bereich Überstunden Handlungsbedarf besteht.
ZEUS® als Innovationsmotor
"Mit der Telefonzeiterfassung von IVS sind wir innovativer und moderner geworden. Gleichzeitig haben wir etwas für die Mitarbeitermotivation getan. Dank der minutengenauen Zeiterfassung muss der Mitarbeiter seinem Arbeitgeber keine Zeitgeschenke mehr machen, denn zu Excelzeiten hat man da bei den Arbeitszeiten oftmals zum Wohle des Arbeitgebers gerundet. Heute sind bei uns die Arbeitszeiten sauber dokumentiert und transparent. Das erspart uns in der Verwaltung viel Zeit und ist auch für die Mitarbeiter einfacher und übersichtlicher", stellt Kevin Kreuzer der Telefonzeiterfassung ein erstklassiges Zeugnis aus. So habe er selber schon an einen IVS Seminar zum Thema ZEUS® teilgenommen, er sei vom Ambiente und der Organisation begeistert gewesen. Auch mit dem Service und Support von IVS, der nur selten benötigt wird, sei er sehr zufrieden. Für die nähere Zukunft ist denn auch schon die Aktivierung der ZEUS® -Schnittstelle zum hausinternen Lohnprogramm dvv.Personal geplant.
