Das Badische Tagblatt ist ein Verbund aus drei Unternehmen. Die Muttergesellschaft ist der Verlag mit ca. 160 Mitarbeitern. Dann gibt es die Druckerei, die als jüngste Unternehmenstochter erst seit 2014 zur Unternehmensgruppe gehört. Eine weitere Tochter des Badischen Tagblatts ist die Zustellgesellschaft, wo insgesamt 1.100 Mitarbeiter - größtenteils geringfügig - als Zeitungsausträger beschäftigt sind. Momentan profitieren etwa 200 Mitarbeiter des Badischen Tagblatts von der ZEUS® Zeiterfassung und Zutrittskontrolle, die im ersten Halbjahr 2014 in Zusammenarbeit mit der IVS Zeit + Sicherheit GmbH implementiert wurden. Im Echtbetrieb sind die ZEUS® Module seit Juni 2014.
Gute Erfahrungen mit ZEUS®
"Schon seit 2003 haben wir in einer einzelnen Abteilung des Verlags mit 25 Mitarbeitern die ZEUS® Zeiterfassung im Einsatz und sind sehr zufrieden damit", schildert Matthias Hofer, Personalreferent beim Badischen Tagblatt, die guten Erfahrungen, die man mit den ZEUS® Modulen gemacht hat. Auf diesem Wissen habe man aufbauen wollen, zumal die Druckerei bezüglich ihrer Arbeitszeitmodelle eine ähnliche Struktur aufweist wie der Verlag, schaut man sich die dortige Schichtarbeit und die entsprechenden Zuschlagsysteme einmal genauer an.
Digitale Zutrittskontrolle
"Mit der Entscheidung für den Bau der Druckerei war für uns klar, dass wir ZEUS® verstärkt einsetzen wollen, und zwar in Form der digitalen Zutrittskontrolle für insgesamt 20 Bürotüren, an denen der digitale Schließzylinder Smart Intego installiert wurde. Da haben wir unsere Erfahrung für einen klassischen Warmstart genutzt", begründet Personalreferent Matthias Hofer die unternehmensweite ZEUS® Implementierung. Der digitale Schließzylinder ist komplett in ZEUS® integriert und vereinfacht das Kommen und Gehen, und das ohne zusätzliche Software. Er funkt die Zutrittsdaten des jeweiligen Mitarbeiters drahtlos an die Zentraleinheit, die dem Mitarbeiter dann ebenso drahtlos Zutritt gewährt, indem sie die Türöffnung veranlasst. "Für uns war wichtig, dass wir alle Funktionen in einer Software abbilden können", erläutert Matthias Hofer die Entscheidung für die digitale Zutrittskontrolle.
Ausbau Zeiterfassung - Workflow Urlaubsanträge über Multifunktionsterminal
Zusätzlich habe man die 25 Mitarbeiter der Druckerei an die ZEUS® Zeiterfassung angebunden, wie auch das 40 Köpfe zählende Versandpersonal, das in der Zustellgesellschaft des Badischen Tagblatts angesiedelt ist. Beim Versand wird auch nachts gearbeitet, und die Mitarbeiter können dann im Druckhaus am Personaleingang einen Touchscreen-Multifunktionsterminal nutzen, um über die ZEUS® Workflowlösung z. Bsp. Ihre Urlaubsanträge zu versenden. "Die ZEUS® Zeiterfassung verwaltet in unserem Unternehmensverbund insgesamt 130 Tagesmodelle und etwa 50 Wochenmodelle", unterstreicht Matthias Hofer die Vielseitigkeit und Leistungsfähigkeit der Zeiterfassungssoftware. Die hohe Zahl an Arbeitszeitmodellen sei unter anderem der Schichtarbeit, alten wie neuen Tarifstrukturen sowie unterschiedlichen Anforderungen im Verlag und im Druckhaus geschuldet. Die Redakteure des Badischen Tagblatts sind beispielsweise nicht in der Zeiterfassung abgebildet, sie sind natürlich täglich im Haus und fallen unter die Rubrik Vertrauensarbeitszeit.
WebWorkflow unternehmensweit
Während die ZEUS® Zeiterfassung für Transparenz sorgt und die Personalabteilung entlastet, wollte man beim Badischen Tagblatt auch die Gelegenheit nutzen, um die Mitarbeiter aller drei Gesellschaften in die neue technische Komfortzone mitzunehmen. Die Einführung des WebWorkflows inklusive Abwesenheitsverwaltung war für Matthias Hofer ein wichtiger Schritt in Richtung papierlose Zeitwirtschaft: "Bisher hatten wir das über unser Emailprogramm gelöst mit einem Formular, also im Prinzip zu Fuß. Das haben wir jetzt natürlich alles mit ZEUS® integriert und somit für unsere Mitarbeiter komfortabel gemacht. Diese können sich jetzt einloggen, Urlaubsanträge stellen oder ihren Stundensaldo abrufen".
Umfassende Mitarbeiterschulungen
"Auf die sorgfältige Schulung unserer Mitarbeiter und eine lückenlose Dokumentation haben wir von Anfang an großen Wert gelegt, zum Beispiel in Form von Bedienungsanleitungen", schildert Matthias Hofer die flankierenden Maßnahmen der Softwareeinführung. Hier wurde inhouse mit Multiplikatoren gearbeitet. Intern geschult wurden insgesamt 30 Mitarbeiter, die dann die Aufgabe erhielten, ihr neu erworbenes Wissen in ihren jeweiligen Fachabteilungen weiterzugeben. IVS sei hier stets mit Rat und Tat zur Stelle gewesen, so dass sich die Mitarbeiter im Verlag, dem Druckhaus und der Zustellgesellschaft schnell an die neue Zeiterfassung und Zutrittskontrolle gewöhnen konnten. "Das Ganze lief relativ geräuschlos ab, auch die Umstellung auf den WebWorkflow ging absolut reibungslos über die Bühne", resümiert Matthias Hofer die Softwareeinführung mit einer Prise Zufriedenheit.
Deutlich mehr Komfort
Dank WebWorkflow genießen die Mitarbeiter des Badischen Tagblatts einen deutlichen Zugewinn an Informationskomfort. Sie können alle relevanten Daten zur eigenen Arbeitszeit abrufen, bei Bedarf auch ausdrucken und papierlos den eigenen Urlaub beantragen. "Das hat bei uns zu einem deutlich verbesserten Informationsfluss geführt, der sich auch in der Personalabteilung zeitsparend auswirkt", zieht Matthias Hofer eine durchweg positive Bilanz der umfassenden ZEUS® Einführung beim Badischen Tagblatt. Zudem habe ZEUS® die rechtssichere Dokumentation der Arbeitszeiten beim Versandpersonal erleichtert, die durch das neue Mindestlohngesetz zwingend vorschrieben ist. "Früher haben wir die Arbeitszeit im Versand per Listenerfassung geregelt mit auf Viertelstunden gerundeten Arbeitszeiten, heute sind wir minutengenau", fasst Matthias Hofer den ZEUS® Effekt abschließend zusammen. Zudem sei es sehr erfreulich, dass sich eine so komplexe Unternehmensstruktur wie die des Badischen Tagblatts komplett in ZEUS® abbilden lasse.
