Die Donaustadt Ehingen liegt am Rande des UNESCO Biosphärengebiets Schwäbische Alb. Kulinarisch ist sie vielen als Bierkulturstadt ein Begriff. Ein touristisches Highlight ist der Donau-Radwanderweg. Mit über 26.000 Einwohnern ist Ehingen die größte Stadt im Alb-Donau-Kreis und versteht sich gleichermaßen als familienfreundlicher Wohnort sowie als attraktives Reiseziel. In der Stadtverwaltung sind rund 500 Mitarbeiter beschäftigt. Seit Sommer 2003 ist die ZEUS® Zeiterfassung und Zutrittskontrolle in Ehingen im Einsatz, eine Zusammenarbeit mit der IVS Zeit und Sicherheit GmbH, die anlässlich eines Rathausneubaus zustande kam. Zuvor waren sämtliche Arbeitszeiten in Ehingen ausschließlich händisch erfasst worden. Seit 2008 nutzt die Stadt das Workflowmanagement für den Bereich Buchungskorrekturen sowie aktuelle Informationen rund ums Arbeitszeitkonto. Im vergangenen Jahr wurde für das Bürgerhaus "Oberschaffnei" eine schlüssellose Zutrittslösung realisiert, die das Handling für Verwaltung und städtische Bedienstete entscheidend vereinfacht.
ZEUS® Anbindung für 250 Mitarbeiter
Ehingen ist eine Stadt mit vielen Teilorten. So erklärt sich, dass nur etwa die Hälfte der städtischen Beschäftigten an die ZEUS® Zeiterfassung angebunden ist. Ortsverwaltungen und Kindergärten nehmen bisher nicht an der Zeiterfassung teil. Die Gebäude in der Innenstadt wie Rathaus, Kulturamt und Stadtbücherei sind über Glasfaserverbindungen vernetzt, die Außenstellen wie Bauhof und Kläranlage dagegen über VPN-Strecken mit Zugriff auf Terminalserver.
Bürgerhaus mit smarten elektronischen Schließzylindern
Im Herbst 2016 führte man Umbaumaßnahmen am historischen Gebäude "Oberschaffnei" durch, das seither als Bürgerhaus genutzt wird. "Aufgabe war hier, das 300 Jahre alte denkmalgeschützte Gebäude mit einer modernen Schließtechnik auszustatten ohne mit großem Aufwand Kabel neu verlegen zu müssen", erläutert Wolfgang Kneer, in Ehingen zuständig für EDV und Organisation, das Vorgehen der Stadt. Das ewige Aushändigen von Schlüsseln, die dann zurückgebracht werden müssen, ist damit in Ehingen Geschichte", so Wolfgang Kneer weiter. Im Bürgerhaus finden unter anderem die Veranstaltungen der Lokalen Agenda statt, wo es um Bürgerbeteiligung geht. Außerdem gibt es freiwillige Serviceangebote wie eine Energieberatung. Ein Café im Haus lädt zum Dialog ein und unterstreicht die Bedeutung bürgerschaftlichen Engagements. Es gibt Schulungs- und Beratungsräume im Bürgerhaus, die man anmieten kann.
Flexible Vergabe von Zutrittsrechten
Die elektronischen Smart Intego Schließzylinder der betreffenden Räume können ohne Schlüssel geöffnet werden. "Da die Zugangsberechtigung z. B. nur für einen Tag gilt, braucht man keine Schlösser auszutauschen, wenn mal ein Transponderchip verlorengeht. So kann der Hausmeister einfach einen Chip rausgeben, der für den Nutzer vollautomatisch funktioniert", fasst Wolfgang Kneer die Vorteile der elektronischen Lösung zusammen. Sichtbar ist dieses schlüssellose System für Gebäudesicherheit und Zutrittskontrolle nur an den elektronischen Schließzylindern der Türen. Sämtliche Nutzer des Bürgerhauses profitieren vom vereinfachten Zutritt: die Mieter der Tagungsräume, das Cafè Life, der Tafelladen, die Kreativwerkstatt, die Mitarbeiter, externe Moderatoren, Beratungsstellen sowie die Volkshochschule.
Transparente Arbeitszeiten
Die Stadt Ehingen hat aktuell 30 Tagesmodelle im Einsatz, die von der ZEUS® Zeiterfassung abgebildet werden. Es sind mehrere PDF-Reports eingerichtet, welche die Mitarbeiter morgens umfassend über die geleistete Arbeitszeit des Vortags informieren. So lassen sich Zeitüberschneidungen oder nicht enthaltene Zuschläge zeitnah korrigieren. Auch ihr monatliches Arbeitszeitjournal wird den Mitarbeitern elektronisch zugestellt. "In der Zeit vor ZEUS® wurden händisch Listen geführt und aufwändig weiterverarbeitet. Mit ZEUS® kann jeder Mitarbeiter seine gebuchten Zeiten selbst einsehen und papierlos Korrekturen beantragen", schildert Wolfgang Kneer die liebgewonnene Transparenz der Arbeitszeiten bei der Stadt Ehingen.
Digitale Urlaubsanträge in Vorbereitung
Auch für den Bereich Urlaub plant man die Zukunft in Ehingen weitgehend papierlos. So sollen die Mitarbeiter der Stadt Ehingen schon in Kürze in der Lage sein, via WebWorkflow ihre Urlaubsanträge zu stellen. Da allerdings bisher nur ca. die Hälfte der Mitarbeiter an ZEUS® angebunden ist, stellt der WebWorkflow dann zunächst noch keine durchgängige Lösung dar. In jedem Fall wird die bisher übliche Urlaubskarte nach und nach wegfallen und durch das digitale Antragswesen von WebWorkflow ersetzt. "Wir haben vor, den WebWorkflow bis Anfang kommenden Jahres einzuführen, müssen dann aber noch eine Weile zweigleisig fahren. Bei Einrichtungen, die noch nicht über ZEUS® verfügen, wird die jeweilige Leitungsebene bis auf weiteres für die Verwaltung der Urlaubsanträge verantwortlich bleiben", gibt EDV-Chef Wolfgang Kneer einen Ausblick auf anstehende Aufgaben.
Sehr gute Beratung durch IVS
"Mit der ZEUS® Zeiterfassung haben wir von IVS ein maßgeschneidertes Produkt bekommen. Als IVS Projektverantwortlicher hat uns Paul Günthör, der Leiter der IVS Niederlassung Allgäu, im gesamten Planungs- und Implementationsprozess immer mit Rat und Tat zu Seite gestanden. Auch mit der Service Hotline sind wir sehr zufrieden. Wir haben da immer schnelle Reaktionszeiten und kompetente Ansprechpartner", zieht Wolfgang Kneer ein rundum positives Fazit der bisherigen Zusammenarbeit mit IVS, die bereits seit 14 Jahren besteht. Und es bleibt immer was zu tun. So wolle man künftig die vielen Teilorte mit ihren städtischen Einrichtungen step by step an ZEUS® anbinden, um irgendwann nicht mehr "zweigleisig" fahren zu müssen.
