In Offenburg schlägt das Herz der Ortenau. Das an der Rheinachse zwischen Freiburg und Karlsruhe gelegene Oberzentrum ist der bedeutendste öffentliche Arbeitgeber der Region und nicht nur für Arbeitnehmer ein echter Magnet. insgesamt beschäftigt die Stadt Offenburg weit über 1.100 Mitarbeiter. Dabei legt sie bereichsübergreifend großen Wert auf eine intakte Work-Life-Balance des kommunalen Personals. Und die stellt sich bekanntlich nur bei ausgewogenen Arbeitszeiten ein. Deshalb gab es bei den Verantwortlichen der Stadt Offenburg bereits 2009 erste Überlegungen zur Einführung einer neuen Zeiterfassung, die dann 2013 zum konkreten Projekt wurde. Im Fokus stand dabei zunächst die Ausrüstung der etwa 600 Mitarbeiter starken Kernverwaltung mit einer zukunftsoffenen Zeiterfassung. Den geeigneten Partner dafür hatte man schon im Hinterkopf. Der Kontakt zur IVS Zeit + Sicherheit GmbH in Lahr besteht schon lang, doch erst das breit angelegte Aufsetzen der ZEUS® Zeiterfassung für eine sukzessive Einführung auch bei den städtischen Tochtergesellschaften verleiht der Zusammenarbeit zwischen der Stadt Offenburg und der IVS Zeit + Sicherheit GmbH den gewünschten innovativen Impact.
An erster Stelle stand die Anbindung der drei Offenburger Rathäuser sowie des Kulturforums an die ZEUS® Zeiterfassung. "Technisch war die Einführung an den vier Standorten der Kernverwaltung kein Problem, weil die alle am gleichen Netz hängen", beschreibt Oliver Basten, Fachbereichsleiter Zentrale Dienste, den reibungslosen Auftakt der ersten Implementierungsetappe. "Wir haben zehn Zeiterfassungsterminals eingeführt und bei der Stadtbibliothek auch noch ein Multifunktionsterminal installiert, weil dort ein eigenes internes Netz besteht", erläutert Oliver Basten die Hardwareausstattung der Zeiterfassung an den einzelnen Standorten. Auf die gleiche Art ließen sich beispielsweise auch die zahlreichen Kindertagesstätten der Stadt Offenburg an die zentrale ZEUS® Zeiterfassung anbinden.
Arbeitsgruppe ab 2013
"Die Arbeitsgruppe zum Projekt "Neue Zeiterfassung" wurde im Frühjahr 2013 gebildet, wo man sofort mit IVS in die Projektstruktur einstieg. Bereits im Sommer fanden dann die Schulungen für die ZEUS® Administratoren statt, das System wurde aufgesetzt und die Mitarbeiter wurden im Rahmen von Informationsveranstaltungen in die neue Software eingewiesen, vor allem was den WebWorkflow angeht", erläutert Oliver Basten den planmäßigen Projektablauf. Bis auf einen stärkeren Hotlinebetrieb kurz nach der Implementierung verlief das Rollout der neuen Software völlig reibungslos. So laufen Zeiterfassung und Workflow jetzt seit Januar 2014 im Echtbetrieb.
Führungsinstrument WebWorkflow
Es zeigte sich dann auch bald, wo die ZEUS® Lösungen in der Stadtverwaltung Offenburg den größten Unterschied machen. So sei der WebWorkflow ein erstklassiges Instrument für die Führungskräfte, um ihrer Fürsorgepflicht gegenüber den Mitarbeitern nachzukommen, wenn zum Beispiel mal zu viele Stunden angefallen sind. Dann kann der Vorgesetzte als genehmigende Instanz nachjustieren, so dass Beschäftigte ihre Stunden sukzessive abbauen können. "Diese papierlose Art der Genehmigung bedeutet für die Stadt Offenburg einen enormen Fortschritt, weil in der Zeit vor WebWorkflow jeder Antrag auf einem vorgeschriebenen Dienstweg durch die Verwaltung mäanderte, bis er von allen verantwortlichen Stellen abgezeichnet und genehmigt war", verdeutlicht Oliver Basten das zeitaufwändige Procedere in der Zeit vor ZEUS®. So sei man früher auch gezwungen gewesen, Monatsjournale für jeden Mitarbeiter auszudrucken, weil der Mitarbeiter das zugrundeliegende Verwaltungshandeln ja nicht mitbekam. Mit dem Ausdruck der Monatsjournale sei auch immer ein starker Hotlinebetrieb einhergegangen, erinnert sich Oliver Basten eher ungern an die papierlastige Vergangenheit. "Irgendwas stimmt mit meiner Zeit nicht", sei damals ein Standardsatz der Mitarbeiter an die Verwaltung gewesen.
11 Ortsteile anbinden
Die nächste Herausforderung wartet schon auf die Stadt Offenburg und die Administratorinnen rund um Michael Hobitz, Abteilungsleiter Personalservice. Step by step sollen in diesem Jahr sämtliche 11 Ortsteile wie Bühl, Bohlsbach oder Elgersweier an die ZEUS® Zeiterfassung angebunden werden. Dieses anstehende Großprojekt wird bereits evaluiert und soll im zweiten Halbjahr 2015 umgesetzt werden. "Dann", so hofft Oliver Basten, "wird die ZEUS® Zeiterfassung weiteren 80 bis 100 Mitarbeitern zur Verfügung stehen". In einer dritten Ausbaustufe sollen dann auch noch - und zwar auf ausdrücklichen Wunsch der Erzieherinnen und Erzieher - die Kindertagesstätten sowie die Stadtteil- und Familienzentren hinzukommen, womit nochmals etwa 300 Personen in die Zeiterfassung integriert werden.
Schnittstelle zu dvv.Personal
ZEUS® Zeiterfassung und WebWorkflow sollen künftig der Personalabteilung der Stadt Offenburg eine Menge Arbeit ersparen. Die Daten aus der Zeiterfassung können dann über die ZEUS® Lohnschnittstelle elegant ins SAP-basierte Lohnabrechnungsprogramm dvv.Personal exportiert werden, das in den Kommunen Baden-Württembergs weit verbreitet ist. Der telefonische Nachfragebedarf seitens der Mitarbeiter sei schon heute enorm zurückgegangen, weiß Oliver Basten zu berichten. Allerdings wecke die Vielfalt der Möglichkeiten auch bei den Mitarbeitern neue Begehrlichkeiten, was Urlaubswünsche, Arbeitszeitmodelle oder auch die zahlreichen Analyse- und Statistikoptionen der ZEUS® Auswertungen betrifft. "Letztere sind eine große Hilfe für die Führungskräfte in den verschiedenen Dezernaten, Abteilungen und natürlich im Personalservice, um die Fürsorgepflicht gegenüber den Mitarbeitern der Stadt vorausschauend und zuverlässig wahrzunehmen", zeigt sich Oliver Basten begeistert von der Transparenz der ZEUS® Anwendungen. "Wir haben jetzt Module für die Urlaubsplanung, da haben Sie früher unendlich viele Excellisten gebraucht. Wir sind auch dank der Zusammenarbeit mit IVS wesentlich innovativer geworden", resümiert Oliver Basten, um abschließend einen Ausblick zu geben: "Wir wollen noch mehr in Workflowprozesse reingehen, denn wir haben ja eine Vielzahl von Fachanwendungen, und die sollen sich künftig digital abbilden lassen. Also Themen wie Dokumentenmanagementsysteme und elektronische Aktenführung werden wir weiter ausbauen, auch im Zuge des von staatlicher Seite geforderten E-Governments". Die Stadt Offenburg öffnet also einer weitgehend papierlosen Zukunft Tür und Tor.
