Drei Dinge braucht ein Messer: Präzision, hohe Materialqualität und Langlebigkeit. Das alles gibt es nur mit innovativer Technologie. Seit etwa hundert Jahren entwickeln die Dienes Werke in Overath bei Köln ganzheitliche Schneidtechnologien und stellen unter anderem Messer für die industrielle Anwendung her. International und im deutschsprachigen Raum gehört man zu den führenden Anbietern. Die Dienes Werke GmbH & CO.KG beschäftigt weltweit 400 Mitarbeiter und hat damit die kritische Masse, um auch Großkunden mit ihrer technologischen Kompetenz und der dazugehörigen Liefertreue zu überzeugen. Das ist von entscheidender Bedeutung, weil heute in der Industrie eine große Bandbreite von Schneidtechnologien zum Einsatz kommt. Auf diesem Markt lässt sich mit dem Prädikat "Made in Germany" noch punkten, obwohl die Konkurrenz aus Asien auch hier den typischen Preiskampf entfacht hat. Als zusätzlicher Qualitätsbaustein wurde im Jahr 2011 in Zusammenarbeit mit der IVS Zeit + Sicherheit GmbH, Trossingen die ZEUS® Zeiterfassung und Zutrittskontrolle eingeführt.
"Eine komplizierte Personalzeiterfassung durch eine einfache und durchgängige ersetzen, das war unser Ziel und daraufhin haben wir den Markt nach Anbietern sondiert", schildert IT-Leiter Holger Münz den konkreten Handlungsbedarf bei den Dienes Werken im Jahr 2011. So lud man diverse Anbieter von Zeiterfassungssystemen zur Präsentation ein, um sich ein realistisches Bild zu machen. Und einen Partner zu finden, der zu Dienes passt: "Wir suchen uns ausschließlich Partner aus, die sowohl von der Qualität - also von der fachlichen Seite - als auch vom Preisniveau unsere Anforderungen erfüllen", unterstreicht IT-Leiter Holger Münz den hohen Anspruch der Dienes Werke. Die Faktoren Preis-Leistung, Produktqualität, Flexibilität und Service hätten dann den Ausschlag für IVS gegeben, und das war der Startschuss zur Implementierung der ZEUS® Zeiterfassung und Zutrittskontrolle bei Dienes.
Chipkarte ersetzt Magnetkarten
Am Anfang stand der Austausch der bisherigen Personalzeiterfassung. Hier funktionierten Türöffnung und Zeiterfassung bisher getrennt, und zwar mit zwei Karten, weil es zwei unterschiedliche Systeme waren. Für die Dienes Mitarbeiter war das alte System entsprechend umständlich, weil man bei jedem Dienstbeginn erst einmal zwei Magnetkarten zur Hand nehmen musste, um Zutritt zum Gebäude zu erhalten und sich anschließend ins System einzuloggen. "Mit der ZEUS® Zeiterfassung und Zutrittskontrolle haben wir jetzt nicht nur den Bedienungskomfort für unsere Mitarbeiter erhöht, sondern wir haben auch die Funktionen Zutritt und Zeiterfassung in eine Chipkarte integriert", beschreibt IT-Leiter Holger Münz das vereinfachte Handling für die Dienes Mitarbeiter. "Will man dann mal als Abteilungsleiter die Zeiterfassungsdaten auswerten und hat ein Detail in der Vorgehensweise vergessen, genügt ein Anruf bei der IVS Service-Hotline, und in fünf Minuten ist das Problem gelöst", so IT-Leiter Holger Münz weiter. So hebe sich IVS durch die hohe Qualität im Service deutlich von der Konkurrenz ab. Überhaupt sei ZEUS® eines der unkompliziertesten Softwarepakete im Hause Dienes.
Zutrittsterminals frei Haus
Als die ZEUS® Zeiterfassung im Hause Dienes lief, machte man sich sofort an die Abschaffung der zweiten Magnetkarte, sprich an die Einführung der neuen ZEUS® Zutrittskontrolle. IVS Geschäftsführer Alexander Götz war zufällig geschäftlich im Großraum Köln unterwegs und zeigte sich bereit die hochmodernen Zutrittsterminals spontan zu präsentieren. Bereits wenige Stunden später stand die Entscheidung für die Implementierung des präsentierten Zutrittssystems fest, erinnert sich IT-Leiter Holger Münz begeistert zurück.
Variables Schichtmodell
Die Dienes Werke arbeiten produktionsseitig im Zweischichtbetrieb. Die Erste von 6:00 Uhr bis 14:00 Uhr, die Zweite von 14:00 Uhr bis 22:00 Uhr. Bei Auftragsspitzen kommt auch mal Samstagsarbeit vor oder es wird vorübergehend eine zusätzliche Nachtschicht eingerichtet. Bei Dienes wird also nach einem variablen Schichtmodell gearbeitet, um jederzeit auf die jeweils aktuelle Auftragslage reagieren zu können.
Lohnexport zu Sage
Über eine ZEUS®-integrierte Schnittstelle lassen sich die personenbezogenen Daten aus der Zeiterfassung elegant ins bevorzugte Lohnprogramm exportieren, bei den Dienes Werken in die Lohnsoftware von Sage, ehemals Exxakt Lohn. So ist gewährleistet, dass es keine doppelte Datenführung gibt und die Daten aus der Zeiterfassung eins zu eins der Personalabteilung zur Verfügung stehen. In absehbarer Zukunft soll eine weitere Schnittstelle realisiert werden, über die sich BDE-Daten aus der Dienes Produktion im hauseigenen Abas ERP-System abbilden lassen. Damit ist nicht nur ein hoher Zugewinn an Transparenz zu erwarten, sondern auch ein enormes Optimierungspotenzial hinsichtlich der vielfältigen Produktionsprozesse.
Gruppenkalender im Rollout
Was bei Dienes noch aussteht, ist der komplette Rollout des Gruppenkalenders. Diese hllfreiche ZEUS®-Funktion dient dazu, Transparenz zu schaffen in den einzelnen Abteilungen. Dazu muss der Gruppenkalender aber für jede einzelne Abteilung im Hause Dienes customized werden, was aufgrund der sehr unterschiedlichen Anforderungen ein zeitintensives Geschäft ist. "Wir müssen noch genauer definieren, in welchen Abteilungen das Planungstool Gruppenkalender für uns Sinn macht, selbstverständlich wollen wir die Vorteile dieser Funktionalität umfassend nutzen", verdeutlicht IT-Leiter Holger Münz die oft gemachte Erfahrung, dass nach der Einführung einer neuen Software lange nicht alle Features optimal zum Zuge kommen.
