Mit dieser Philosophie hat sich die Rauschenberger Catering & Restaurants GmbH & Co. KG mit Sitz in Fellbach einen Platz in der TOP 100 der deutschen Gastronomieszene gesichert. Das inhabergeführte Unternehmen mit einem Jahresumsatz von aktuell 23 Millionen Euro setzt auf das Prinzip Great Moments Excellence. Danach besteht jedes ganzheitliche Ausgeherlebnis aus fünf elementaren Bausteinen: verstehende und verständliche Kommunikation dank qualifizierter Mitarbeiter, stimmiges Ambiente, maßgeschneiderte Duftkonzepte, passende Musik und erstklassiges Essen. Kurz: Genießen mit allen Sinnen ist die Vision des Firmengründers Jörg Rauschenberger. Immer mit dem Ziel ein perfekter Gastgeber zu sein. Dieser muss in der Lage sein Wünsche des Gastes zu erkennen, bevor sie entstehen. Dieses Talent zur Antizipation nutzt Rauschenberger auch im Bereich Software. in Zusammenarbeit mit der IVS Zeit + Sicherheit GmbH wurden seit Anfang dieses Jahres die ZEUS® Zeiterfassung und Personaleinsatzplanung implementiert, um dem stetigen Wachstum bei Rauschenberger Rechnung zu tragen.
"Letztendlich führte unser Wachstum zur Investitionsentscheidung für die ZEUS® Zeiterfassung und Personaleinsatzplanung", schildert Daniel Anselment, Prokurist bei Rauschenberger, den Handlungsbedarf, der zur Zusammenarbeit mit der IVS Zeit + Sicherheit GmbH führte. In der Zeit vor ZEUS® habe man in der Lohnbuchhaltung schwerpunktmäßig mit Excel-Tabellen gearbeitet. Bis zu einer gewissen Mitarbeiterzahl ließ sich so auch komfortabel arbeiten. Mit aktuell 250 Mitarbeitern und 50 Auszubildenden sei es bei Rauschenberger aber nicht mehr möglich, den Lohnlauf inklusive der Stundenzettel am Monatsende in der Hauptverwaltung in Fellbach ohne eine digitale Zeiterfassung effizient zu verarbeiten, skizziert Daniel Anselment die organisatorischen Folgen des Unternehmenswachstums.
IVS punktet mit guter Vernetzung
Bei der Marktsondierung wurde schnell klar, dass es sehr viele Anbieter von Zeiterfassungssystemen gibt. "Aber es gibt nur ganz wenige, die alles vernetzen, die also beispielsweise die Dienstplangestaltung mit der Zeiterfassung und einer Schnittstelle zum Datev Lohnprogramm verbinden", begründet Daniel Anselment die Entscheidung für die ZEUS® Zeiterfassung. Ein weiteres wichtiges Argument für die Zusammenarbeit hätte sich darin gezeigt, dass die IVS Zeit + Sicherheit GmbH in der Hotel- und Gastro Branche mittlerweile kein unbekanntes Unternehmen ist und bereits einige Referenzen nachweisen kann. "Wir kennen die Anforderungen aus der Hotel- und Gastro Branche im Detail und sind uns absolut sicher, dass IVS mit der ZEUS® Produktfamilie eine praxisorientierte Lösung bietet", so Alexander Götz Geschäftsführer der IVS Zeit + Sicherheit. In der Summe drei weitere Argumente für die Zusammenarbeit mit IVS: ein flexibles, lernfähiges System, eine klare unternehmerische Vision und die nötige Innovationskraft, um diese umzusetzen.
Rauschenberger ist ISO-zertifiziert
Als einer von ganz wenigen Gastronomiebetrieben in Deutschland ist die Rauschenberger Catering & Restaurants GmbH & Co. KG ISO-zertifiziert nach ISO 9001:2008 und verfügt damit über ein erstklassiges Qualitätsmanagement. In Verbindung mit einem HACCP-Konzept, das eine Gefahrenanalyse sowie ein Monitoring kritischer Kontrollpunkte beinhaltet, gibt es bei Rauschenberger für alle anfallenden Aufgaben schriftliche Arbeitsanweisungen und Prozessbeschreibungen. "Ein ganz besonderes Augenmerk schenken wir in dieser Prozesskette den kritischen Kontrollpunkten, das sind die Punkte, an denen etwas schiefgehen könnte. Diese Punkte schauen wir uns genau an und analysieren jedes Konzept auf fehleranfällige Schnittstellen, zum Beispiel zwischen Küche und Logistik oder zwischen Küche und Catering. Gerade deshalb ist es für uns wichtig, eigenverantwortlich handelnde Mitarbeiter zu haben, die mit Augenmaß und Fingerspitzengefühl Entscheidungen treffen können.
Zeiterfassung in der Gastronomie
"Bei uns haben sich natürlich auch alle Schichten geändert, allerdings weniger durch ZEUS®, sondern durch die mehr oder weniger neue Gesetzgebung zum Mindestlohn", beschreibt Daniel Anselment die Einflussnahme der Politik auf die Arbeitszeiten. Daneben seien weitere wichtige Faktoren zu berücksichtigen wie Höchstarbeitszeit und Pausenregelung, die beide für die Anforderungen der Gastronomie etwas zu statisch geraten seien. "Deshalb war es jetzt für uns ein idealer Zeitpunkt, um mit ZEUS® zu starten, weil wir so neben unseren 48 Tagesmodellen - Tendenz steigend - auch die politisch verordneten Arbeitszeitregelungen ganz einfach in unserem System abbilden können", fasst Daniel Anselment die Vorteile von ZEUS® für die Gastronomie zusammen.
ZEUS® Dienstplangestaltung und Zeiterfassung - ein starkes Duo
Die Transparenz macht den Unterschied: Ein verantwortlicher Bereichsleiter kann bei Rauschenberger dank ZEUS® jetzt in Echtzeit die Stundensaldi seiner Mitarbeiter einsehen und sofort in seine Planungen mit einbeziehen. So läuft kein Mitarbeiter bei Rauschenberger mehr Gefahr, unnötig Überstunden anzuhäufen oder ins Minus zu rutschen. Beste Voraussetzungen also für eine gerechte und ausgewogene Arbeitszeitverteilung. Mit der Schnittstelle zum Lohnprogramm Datev erlaubt ZEUS® zudem die elegante Übertragung der erfassten Arbeitszeiten in die jeweilige Lohnabrechnung.
Planungs- und Dispositionstool Bejoo
Mit Bejoo setzt Rauschenberger ein Planungstool ein, das quasi interaktiv funktioniert. Die Mitarbeiter können sich in Bejoo über anstehende Events informieren und sich so schon für künftige Dienste eintragen, was dem Planer die Arbeit erleichtert. Aus Bejoo werden dann auch alle Dokumente generiert, die der Veranstaltungsleiter braucht. Diese werden anschließend über den Excel-Import automatisch in die die ZEUS® Zeiterfassung und Personaleinsatzplanung übernommen. So erlaubt Bejoo eine exakte Kontrolle der Personalkosten pro Event. Jeder Mitarbeiter hat einen eigenen Bejoo-Account mit seinen personalisierten Daten. Auf diesem Weg kann er sich online bewerben, nachdem er schon offiziell angemeldet wurde. Dann wird er als Nutzer freigeschaltet und erhält den Zugriff auf die anstehenden Rauschenberger Events, bei denen er mitarbeiten möchte. Er kann sich webbasiert einen Überblick über die freien Stellen verschaffen und sich dann entsprechend bewerben. Diese Info erreicht dann die Personaldisposition von Rauschenberger, wird zurückbestätigt und damit ist der Mitarbeiter für den jeweiligen Event gebucht. Für Rauschenberger ein Stück Freiheit in der Dienstplanung, für die Mitarbeiter ein dickes Plus an Selbstbestimmung und Eigenverantwortung.
