Die Allgäuer Freilichtbühne Altusried erfreut sich überregionaler Bekanntheit. Als Publikumsmagnet lockt sie nicht nur Kulturinteressierte und Prominenz zu den beliebten Freilichtspielen und Konzerten, sondern auch Tagestouristen und Übernachtungsgäste. So verzeichnet Altusried jedes Jahr bis zu 70.000 Besucher. In der Nähe von Kempten gelegen, bietet Altusried neben den zahlreichen kulturellen Highlights eine reizvolle, wellness-taugliche Landschaft zum Radfahren und Wandern. Altusried hat rund 10.000 Einwohner und wurde 1972 zum Markt ernannt - eine kommunalrechtliche bayerische Besonderheit, die es erlaubt, die Bedeutung eines Ortes für die Region durch den Titel Markt zu betonen. Im Dezember 2014 entschied man sich im Rathaus Altusried dafür, in Zusammenarbeit mit der IVS Zeit und Sicherheit, Kempten die elektronische ZEUS® Zeiterfassung sowie die Kostenstellenerfassung und den Workflow einzuführen. Seit Mai 2015 läuft die Software von IVS im Echtbetrieb.
Alte Zöpfe abschneiden
Ende 2014 begann man im Rathaus Altusried damit sich nach einer neuen Zeiterfassung umzuschauen. "Damals war es so, dass der Markt Altusried zwei Systeme im Einsatz hatte. Für die Verwaltung und für einzelne wenige Außenstellen hatten wir schon eine elektronische Zeiterfassung, die in die Jahre gekommen war, und für den Bauhof eben eine eigene Softwarelösung, wobei man hier aber die ganzen Daten manuell nacherfassen musste inklusive einiger Spezialfälle, die ihre Arbeitszeiten mit Stundenzetteln manuell festgehalten haben", beschreibt Peter Pach von der Gemeinde Altusried, die Ausgangslage vor der ZEUS® Implementierung. So habe man vor der Wahl gestanden entweder die teilweise schon defekte vorhandene Zeiterfassung über den bisherigen Anbieter punktuell zu verbessern oder aber die elektronische Zeiterfassung insgesamt auf neue Füße zu stellen. "Da wir ZEUS® schon zuvor bei der ein oder anderen Präsentation kennengelernt hatten, fiel uns die Entscheidung schließlich leicht, denn das System hat uns überzeugt, wir hatten unseren Ansprechpartner vor Ort, sprich in Kempten, was beim vorherigen Anbieter nicht so gegeben war, ein wichtiges Kriterium war außerdem, dass der Hersteller unseres Personalprogramms auch schon langjährig mit ISGUS kooperiert hat", fasst Peter Pach die Gründe zusammen, die in Altusried zur Entscheidung für die ZEUS® Zeiterfassung geführt haben.
Premiere für IVS und ZEUS®
In Altusried herrschten klare Vorstellungen darüber, was die neue Zeiterfassung leisten sollte: eine rationellere Erfassung von Arbeits- und Fehlzeiten, eine papierlose Übertragung einzelner Projektzeiten via Kostenstellenerfassung, und damit letztlich eine Gewähr für eine ganzheitliche elektronische Zusammenführung aller relevanten Daten. Die dahinterliegende Idee war, dass die Arbeits- und Projektzeiten jedes Gemeindemitarbeiters, egal von welcher Außenstelle, medienbruchfrei bis an die Lohnbuchhaltung übergeben werden können. In der Zeit vor ZEUS® mussten diese beispielsweise im Bauhof der Gemeinde zunächst händisch auf Erfassungsbelegen notiert und in einem Bauhofprogramm nacherfasst werden, von wo sie dann ebenfalls manuell in das entsprechende Lohnprogramm übertragen wurden.
140 Mitarbeiter
Die Gemeinde Altusried beschäftigt insgesamt 140 Mitarbeiter inklusive Teilzeitkräften, saisonalen und ehrenamtlichen Mitarbeitern. Davon sind nicht alle an ZEUS® angebunden, denn Altusried hat momentan eine ZEUS® Softwareversion für 100 Mitarbeiter, die folgende Institutionen der Gemeinde mit einschließt: die Verwaltung mit 29 Kolleginnen und Kollegen, den Bauhof und den Kindergarten mit einem jeweils 14-köpfigen Team sowie die Offene Ganztagsschule und das Schulbistro mit weiteren 16 Mitarbeitern. Außerdem die Reinigungskräfte der Schule und das Kartenbüro mit jeweils 9 und last but not least das Freibad mit 8 Beschäftigten. "Der ganzheitliche Ansatz unserer ZEUS® Einführung lässt sich auch daran ablesen, dass wir 70 Mitarbeiter in den Außenstellen der Gemeinde mit ins Boot geholt haben und so ein hohe Transparenz in der Lohnbuchhaltung realisieren konnten, unterstreicht Peter Pach den umfassenden Nutzen des erfolgreich umgesetzten Gesamtkonzepts. Das sei auch von Bedeutung, weil Altusried flächenmäßig eine sehr große Gemeinde ist, in der man ohne eine gewisse Streuung von Mitarbeitern nicht auskommt.
90 Tagesmodelle
Durch die vielen Außenstellen mit sehr unterschiedlichen Dienstzeiten bzw. Arbeitszeitregelungen verwendet man in Altusried sage und schreibe 90 Tagesmodelle, um die Arbeitszeitprofile der Mitarbeiter präzise in der Zeiterfassung abzubilden. Einzelne Teilzeitmodelle mussten für die diversen Außenstellen der Gemeinde separat angelegt werden, so dass heute wesentlich mehr Tagesmodelle im Einsatz sind als in der Zeit vor ZEUS®.
Anbindung via VPN
Die Außenstellen wie der Bauhof, die Schule und der Kindergarten der Gemeinde Altusried wurden mittels einer VPN-Verbindung an die Zeiterfassung angebunden. So können die Mitarbeiter via Webservice jeweils an einem Multifunktionsterminal ihren aktuellen Stundensaldo einsehen, Urlaubsanträge stellen oder Buchungen korrigieren. In der Verwaltung nutzen die Mitarbeiter den Webservice via PC.
ZEUS® Schnittstelle zum Lohnprogramm
Die Altusrieder Verwaltung arbeitet seit vielen Jahren mit dem Lohnprogramm OK.PWS der AKDB, der Anstalt für kommunale Datenverarbeitung in Bayern. Über die ZEUS® Schnittstelle gelangen die Daten aus der Zeiterfassung digital ins Lohnprogramm, wo sie problemlos weiterverarbeitet werden. Dabei werden auch Besonderheiten wie Zeitzuschläge oder Urlaubsaufschläge berücksichtigt.
Kostenstellenerfassung für den Bauhof
"Das Potenzial der ZEUS® Kostenstellenerfassung für unsere Gemeinde haben wir früh erkannt", weiß Peter Pach zu berichten. Die Bauhofmitarbeiter nehmen ihre Kommt/Geht-Buchungen an einem Multifunktionsterminal vor, zusätzlich verfügt hier jeder Mitarbeiter über einen mobilen Mini Handscanner und ein entsprechendes Barcodebuch. Sobald er die Arbeit aufnimmt, scannt er darin den neuen Einsatzort, die Tätigkeit und gegebenenfalls die eingesetzten Fahrzeuge oder Maschinen. Über eine USB-Schnittstelle kann er den Scanner anschließend am Multifunktionsterminal auslesen lassen, so dass die Daten in der Software zeitnah zur Verfügung stehen. "Bevor wir in den Echtbetrieb gegangen sind, haben wir eine längere Testphase im April 2015 durchlaufen, es hat dann aber alles sehr gut funktioniert. Zudem stand uns Herr Artur Wilhelm von IVS immer wieder bei der Lösung von Detailfragen mit Rat und Tat zur Seite", zieht Peter Pach ein rundum positives Fazit der ZEUS® Einführung.
