Immer sicher unterwegs sein mit einem starken Partner im Rücken. Das ist die Devise der in Freiburg ansässigen JAKOBI GmbH & Co. KG. Vor 50 Jahren wurde das Unternehmen von Horst Zick als reiner Autoverleih gegründet. Heute unterhält JAKOBI neben der Zentrale in Freiburg viele Standorte im süddeutschen Raum. Zum Leistungsspektrum des Freiburger Mobilitätsdienstleisters gehören der tägliche 24 Stunden-Service, die Zustellung und Abholung von Mietfahrzeugen sowie Abschleppdienst und Meisterwerkstatt. 2016 erzielte man einen Jahresumsatz von 2,5 Mio. Euro, für das laufende Jahr sind 2,8 Mio. Euro angepeilt. Seit 2015 arbeitet JAKOBI als Agentur mit der Hertz Autovermietung zusammen und hält keine eigenen Fahrzeuge mehr vor. Trotzdem beschäftigt JAKOBI in diesem Bereich 14 Mitarbeiter und 7 Aushilfen, die seit August 2016 an die ZEUS® Zeiterfassung angebunden sind. Die neue Software wurde in Zusammenarbeit mit der IVS Zeit + Sicherheit aus Lahr bei JAKOBI eingeführt.
"Das Hauptargument für die Implementierung der ZEUS® Zeiterfassung war für uns die Notwendigkeit, einen Überblick zu gewinnen über die An- und Abwesenheiten in unseren Filialen", schildert Bernd Diebold, Prokurist bei der JAKOBI GmbH & Co.KG, den Handlungsbedarf, der zur Zusammenarbeit mit der IVS Zeit und Sicherheit GmbH führte. So sei die Implementierung der Zeiterfassung wegen der extrem hohen Sicherheitsstandards eine echte Herausforderung gewesen, da die Hertz Autovermietung ihr IT-Zentrum inklusive Servern als amerikanisches Unternehmen in Oklahoma angesiedelt hat. "Nachdem wir diese Hürde genommen hatten, konnten wir komfortabel auf die ZEUS® Zeiterfassung zugreifen. Hintergrund war, dass die Hertz Autovermietung bereits vor der Kooperation mit uns mit ZEUS® gearbeitet hat und wir auch Hertz Mitarbeiter übernommen haben, da haben wir gesagt, wir belassen es dabei, weil die Software sehr gut zu unseren Anforderungen passt", erläutert Bernd Diebold den unerwarteten zusätzlichen Synergieeffekt der Partnerschaft mit Hertz.
Zweischichtbetrieb plus Bereitschaft
Bei JAKOBI wird grundsätzlich in zwei Schichten gearbeitet, früh und spät. An die Spätschicht schließt sich dann der Bereitschaftsdienst an, um den 24 Stunden-Service abzudecken, beispielsweise wenn ein Hertz Fahrzeug nachts auf der Autobahn liegenbleibt und der Kunde ein Tauschfahrzeug benötigt. Der betreffende Mitarbeiter loggt sich also zunächst nach seiner Spätschicht aus ZEUS® aus, um sich anschließend auf den Notdienst-Bereitschaft einzubuchen, die den Abend und die folgende Nacht umfasst. Auch am Wochenende ist der Bereitschaftsdienst von JAKOBI im Einsatz. "Auch die Erfassung der Bereitschaftszeiten war in ZEUS® problemlos realisierbar, weil sich ZEUS® perfekt an die Anforderungen des eigenen Unternehmens anpassen lässt", schildert Bernd Diebold seine Erfahrungen aus der Einführungsphase der Zeiterfassung im Sommer 2016.
Flexible Tagesmodelle
Bei JAKOBI sind insgesamt 14 Mitarbeiter im Bereich Autovermietung beschäftigt, neun beim Abschleppdienst, drei in der Werkstatt und zwei in der Verwaltung. Dazu kommen noch weitere fünf Aushilfen, die nicht in der Autovermietung arbeiten. JAKOBI nutzt derzeit eine überschaubare Anzahl von Tages-; Wochen- und Variablemodelle, um die Arbeitszeiten in der Autovermietung digital abzubilden. Die Lohnabrechnung hat JAKOBI einem externen Steuerbüro übertragen, das aus ZEUS® eine Monatsliste erhält und diese dann in die Lohnabrechnung umsetzt.
Mitarbeiter mit ZEUS® Routine
"Die Mitarbeiter in unserer Autovermietung kommen gut mit ZEUS® zurecht. Wir haben das selbst an den Hertz Arbeitsplätzen implementiert. Das Ganze ist recht einfach und bedienungsfreundlich gestaltet. Wir haben ja Mitarbeiter von Hertz übernommen, auch dort war bereits die ZEUS® Systemlösung im Einsatz und somit für die Mitarbeiter kein Neuland da Sie bereits bei Hertz ZEUS® gearbeitet haben und deshalb die nötige Routine mitbringen. Aber auch die neuen Mitarbeiter haben sich schnell an die Zeiterfassung gewöhnt und machen ihre Kommt/Geht-Buchungen am PC", weiß Bernd Diebold zu berichten.
Schlanke Prozesse dank WebWorkflow
Die zeitgleiche Einführung des WebWorkflows lag den Mobilitätsspezialisten von JAKOBI besonders am Herzen: "Der WebWorkflow hat für uns zentrale Bedeutung, weil wir gerade in der Verwaltung sehr schlank aufgestellt sind. Besonders während der Urlaubszeit ist es für uns wichtig auf einen Blick zu sehen, wer ist da, wer ist nicht da, dass wir die Planung entsprechend machen können, und das alles wird über den WebWorkflow dann online von unseren Mitarbeitern beantragt", beschreibt Bernd Diebold die Vorteile der papierlosen Zeitwirtschaft mit ZEUS®. So komme es bei JAKOBI vor allem darauf an immer zu wissen, welche Mitarbeiter anwesend bzw. verfügbar sind, denn es gelte jede Filiale der Autovermietung stets zuverlässig personell zu besetzen, um die Öffnungszeiten jederzeit abdecken zu können. So sind bei JAKOBI sowohl die Anwesenheitsübersicht als auch der ZEUS® Gruppenkalender im Einsatz. " Wir sind mit der Zeiterfassung ebenso zufrieden wie mit der reibungslosen Implementierung und dem so schnellen wir zuverlässigen Service von IVS", zieht Bernd Diebold eine rundum positive Bilanz der Zusammenarbeit.
