Die Gemeinde Kippenheim liegt in der Ortenau, zwischen Ettenheim und Lahr. Sie hat gut 5.300 Einwohner und eine Geschichte, die bis ins Jahr 763 zurückreicht. Trotz der langen Tradition legt man in Kippenheim Wert auf eine zeitgemäße Verwaltung und gelebte Bürgernähe. Seit Sommer 2014 nutzt die Gemeinde die ZEUS® Zeiterfassung mit integriertem Workflowmanagement. Beide Module wurden in Zusammenarbeit mit der im nahe gelegenen Lahr ansässigen IVS Zeit + Sicherheit GmbH implementiert.
Neubeginn mit IVS und ZEUS®
Im Jahr 2014 begann man im Rathaus Kippenheim damit sich nach einer neuen Zeiterfassung umzuschauen. Die vorhandene Zeiterfassungs-Software wurde nicht mehr zuverlässig gewartet und unterstützt, so dass ein Neuanfang das Gebot der Stunde war. "Zum Thema Zeiterfassung habe ich immer mal wieder interessante Infomails bekommen von IVS wie den IVS Newsletter, aber auch von anderen Anbietern, und dann habe ich damit begonnen Angebote einzuholen", erinnert sich Silvia Schillinger-Teschner, Verwaltungsfachangestellte bei der Gemeinde Kippenheim, an die Suche nach einem neuen Systemanbieter im Jahr 2014. "Wir haben dann eine Info-Veranstaltung von IVS im Europa Park besucht. Wichtig war uns, dass ZEUS® auch die Perspektive bietet räumlich getrennte Abteilungen wie den Bauhof bei Bedarf in die Zeiterfassung zu integrieren. Auch die räumliche Nähe zum IVS Standort nach Lahr hat für uns eine Rolle gespielt", begründet Silvia Schillinger-Teschner den letztendlichen Zuschlag für IVS.
Mehr Komfort und Eigenverantwortung
Die Gemeinde Kippenheim beschäftigt insgesamt 54 Mitarbeiter. 17 davon sind in der Verwaltung tätig und vollständig in die ZEUS® Zeiterfassung integriert. "Sie nutzen den Workflow mit der papierlosen Beantragung von Urlaubs- und Fehlzeiten sowie die Möglichkeit jederzeit Zeitprotokolle und Abwesenheitsprotokolle abzurufen", unterstreicht Silvia Schillinger-Teschner das erfreuliche Plus an Eigenverantwortung, die die ZEUS® Zeiterfassung den Verwaltungskräften der Gemeinde in die Hand gibt. Auch die acht noch vakanten Plätze in der Zeiterfassung hat man vorsorglich für Gemeindemitarbeiter vorgesehen: einen für den Azubi, den Bauhofleiter, die Hausmeister, den Förster und weitere Gemeindebedienstete. Extern tätige Mitarbeiter sind allerdings nicht in die Zeiterfassung integriert, wohl aber in den Workflow, so dass ihre Fehl- und Urlaubszeiten im System vorhanden sind. "Ich erstelle dann immer morgens einen Abwesenheitskalender, den ich immer aktualisiere, sobald ein Urlaubs- oder ein Krankheitsfall bekannt wird, und dann schicke ich den hausintern weiter an die Kollegen, damit diese externe Anrufer nicht mit Kollegen verbinden, die krankheits- oder urlaubsbedingt abwesend sind", betont Schillinger-Teschner die Dienstleistungsidee für den Bürger, die auch hinter dem Workflowmanagement steckt. So landen anrufende Bürger nicht in der Warteschleife, sondern können jederzeit zeitnah verbunden werden.
Verschlankte Lohnbuchhaltung
Die ZEUS® Zeiterfassung hat im Zusammenspiel mit dem Workflow den administrativen Aufwand in der Lohnbuchhaltung der Gemeinde Kippenheim enorm reduziert. "Insbesondere die Zeit, die ich früher für die Pflege der Urlaubskartei aufgewendet habe, ist durch den Workflow komplett weggefallen", berichtet Silvia Schillinger-Teschner sichtlich erleichtert. So habe sie früher für jeden kommunal Beschäftigten zu Jahresbeginn eine Urlaubskarte angelegt und geführt. Auf dieser Karte war der Jahresurlaub jedes einzelnen Mitarbeiters separat auszurechnen und einzutragen, jeweils zuzüglich zum Resturlaub aus dem Jahr davor. Zu bedenken gewesen seien damals auch Handicaps oder andere Besonderheiten, die einen Mehranspruch an Urlaub auslösen, was dann wiederum manuell auf der jeweiligen Urlaubskarte zu vermerken war. Der letzte Schritt habe darin bestanden, die alte Karte des vergangenen Jahres abzuschließen, um dem kommunalen Mitarbeiter dann die neue Urlaubskarte auszuhändigen. Wollte dieser dann Urlaub nehmen, trug er den beabsichtigten Zeitraum in seine Urlaubskarte ein, legte diese seinem Vorgesetzten zum Abzeichnen vor. In früheren Zeiten habe sogar der Bürgermeister die Urlaubskarten abgezeichnet. Dann sei die Urlaubskarte wieder bei Silvia Schillinger-Teschner gelandet, die den genehmigten Urlaub von der Karte in die Urlaubskartei eintragen und die Urlaubskarte dann dementsprechend fortführen bzw. aktualisieren musste. Aus heutiger Sicht ein sehr kompliziertes und zeitaufwendiges Verfahren. Im Workflow tragen die Mitarbeiter der Gemeinde Kippenheim heute auch ihre Urlaubswünsche ein, können aber beispielweise nicht den Fehler machen einen Feiertag zu übersehen, weil ein zu viel gebuchter Urlaubstag von ZEUS® erkannt wird. So liege die größte Zeitersparnis darin, dass der Workflow die Urlaubskartei der Mitarbeiter automatisch weiterführt.
Gut sichtbarer Zeiterfassungsterminal
Die Kommt/Geht-Buchung zu vergessen, ist seit Juli 2014 fast unmöglich für die Mitarbeiter der Kippenheimer Verwaltung. Während der Terminal der alten Zeiterfassung nicht direkt sichtbar angebracht war, befindet sich der neue Zeitterminal gut sichtbar am Eingang. Ein Schlüsselanhänger beherbergt den Transponder, der im Vorübergehen am Zeitterminal den Arbeitstag eröffnet, indem er die Kommt-Buchung elektronisch durchführt. "Seitdem sich der Terminal am Eingang befindet, werden Kommt/Geht-Buchungen viel seltener vergessen als früher", hat Silvia Schillinger-Teschner beobachtet.
Schnelle Fehlerbehebung durch IVS
Seit der Implementierung der ZEUS® Zeiterfassung und des Workflows im Sommer 2014 gab es zwei kleinere Rückfragen, die von IVS schnell und kompetent behoben wurden: Inzwischen funktioniert der Umgang mit der Zeiterfassung routiniert. Zudem gibt es Pläne in naher Zukunft die Mitarbeiter des Bauhofs Kippenheim in die Zeiterfassung zu integrieren: Entweder mittels einer Zutrittskontrolle im Bauhof oder über eine mobile Auftragserfassung für die zehn bis zwölf Mitarbeiter des Bauhofs.
