In der Hotellerie gelten eigene Gesetze. Im 5-Sterne-Hotel "Der Öschberghof" in Donaueschingen ist der Gast König, 24 Stunden am Tag, sieben Tage die Woche, in insgesamt fünf verschiedenen Geschäftsbereichen: Living, Spa, Golf, Business und Event. Die Einführung einer Zeiterfassung war das Fazit einer Mitarbeiterbefragung im Jahr 2011, die zum Ergebnis kam, dass die Arbeitszeiten im Öschberghof wirtschaftlicher und arbeitnehmerfreundlicher gestaltet werden könnten. Realisiert wurden Zeiterfassung und Personaleinsatzplanung zusammen mit dem IT-Partner IVS Zeit + Sicherheit mit Sitz in Trossingen, Lahr, Kempten und CH Wallisellen Ende 2012. Echte Pionierarbeit war dabei die Implementierung der Zeiterfassung in den kulinarischen Bereichen des Hotels, die auch in der öffentlichen Meinung stets unter Überstundenverdacht stehen.
Der Öschberghof gehört heute zu den führenden Resort-Hotels in Deutschland. Eine positive Entwicklung, die laut Geschäftsführer Alexander Aisenbrey vor allem seinen hoch motivierten Mitarbeitern zu verdanken ist. Vor zwölf Jahren übernahm er das Hotel mit 75 Mitarbeitern, heute sind es 240, inklusive 38 Auszubildenden, bei einer Fluktuation um die 10 Prozent, was in der Hotelbranche ein exzellenter Wert ist. Die Mitarbeitermotivation sei unter anderem deshalb hoch, weil die Mitarbeiter im Öschberghof jederzeit Gehör finden bei der Geschäftsleitung, nicht nur in den alle zwei Jahre stattfindenden Mitarbeiterbefragungen. Diese ergaben vor der Einführung der Zeiterfassung ein gewisses Unzufriedenheitspotenzial, da das Stundenaufkommen in den einzelnen Bereichen sehr unterschiedlich ausfiel, wie beispielsweise ein naturgemäß höheres Stundenaufkommen in Küche und Service gegenüber einem vergleichsweise niedrigeren Stundenvolumen am Empfang. Die erste Reaktion der Geschäftsleitung auf dieses Ungleichgewicht in der Zeitwirtschaft war eine Anpassung der Gehaltsstruktur, denn im Unternehmen Öschberghof gibt es insgesamt 17 verschiedene Abteilungen mit jeweils vier bis sechs unterschiedlichen Arbeitszeitmodellen. Die gerechtere Gehaltsstruktur war ein erster Schritt, um die Anregungen und Wünsche aus der Mitarbeiterbefragung in konkrete Maßnahmen umzusetzen. Doch gerade für junge Beschäftigte ist der Faktor Zeit und damit auch Freizeit ebenso wichtig wie ein angemessenes Gehalt, deshalb rückte das Thema Zeiterfassung im Öschberghof immer mehr in den Fokus, skizziert Geschäftsführer Alexander Aisenbrey den innerbetrieblichen Willensbildungsprozess. Während Zeiterfassung in den meisten Branchen bereits eine Selbstverständlichkeit ist, hat die Hotellerie bisher gezögert den Dienst am Gast in Stunden zu denken und digital zu erfassen.
Flexibilität gewinnt
Die Hotellerie ist für viele Anbieter von Zeiterfassungssystemen Neuland. Programmierseitig seien diese meistens auf den Schichtbetrieb von produzierenden Unternehmen ausgelegt, erläutert Alexander Aisenbrey die Schwierigkeiten bei der Suche nach dem richtigen Anbieter: "Wenn wir eine Woche mit Feiertag haben, der Mitarbeiter aber sechs Tage arbeiten muss, weil die Hütte voll ist, dann kriegt er zwei Guttage, und das muss das System automatisch wissen, was einiges an Abstimmungsbedarf im Nachhinein, gerade im Hinblick auf den Monatsabschluss, bedeutete". Eine weitere Herausforderung bestand darin, die Arbeitszeiten in der Küche so zu regulieren, dass ein Stundenpuffer für Spitzenzeiten zur Verfügung steht. Dazu war eine Verkürzung der Regelarbeitszeit um eine Dreiviertelstunde notwendig. Nach anfänglichen organisatorisch bedingten Tüfteleien läuft die Zeiterfassung im Küchen- und Cateringbereich des Öschberghofs heute reibungslos und kostentransparent. Und diese Pionierleistung schlägt bereits Wellen. Hotelchef Aisenbrey erhält jede Menge Anfragen von Kollegen, die auch eine Zeiterfassung in ihren Häusern implementieren wollen. Bei diesen besonderen Anforderungen der Hotelbranche habe das flexibelste System das Rennen gemacht, und das sei die ZEUS® Zeiterfassung der IVS Zeit und Sicherheit GmbH gewesen, berichtet Alexander Aisenbrey.
Logischer Lernprozess
Eine hohe Kunst besteht darin, die Mitarbeiter flexibel einzuteilen, um den Personaleinsatz Schritt für Schritt zu optimieren. Im Öschberghof ist hier laut Alexander Aisenbrey die finale Perfektion noch nicht erreicht. Denn die meisten Abteilungsleiter denken noch in Tagen und Halbtagen statt in Stunden. Die ZEUS® Personaleinsatzplanung ermöglicht die stundenweise Einteilung für Personal, was im Hotel sehr hilfreich ist, da sowieso mit Vollzeit- und Teilzeitkräften sowie mit Aushilfen gearbeitet wird. Für die Abteilungsleiter, die im Öschberghof die Dienstpläne schreiben, ist die Arbeit mit der ZEUS® Personaleinsatzplanung ein kontinuierlicher Lernprozess. Dabei helfen zum Beispiel die monatlichen Auswertungen, die für jede Abteilung den Stundeneinsatz, das Gästeaufkommen und den Umsatz ausweisen. So lässt sich beispielsweise klar ermitteln, ob man zu viele Stunden aufgebaut hat. Gleichzeitig erhält man wichtige statistische Daten, die ein enormes Optimierungspotenzial in sich bergen: "Man muss die Arbeitszeitmodelle immer wieder überprüfen. Wenn ich nachmittags sehe, dass zwei Leute herumstehen, aber im Hotel nix los ist, dann muss ich mir darüber Gedanken machen und das Modell überdenken", verdeutlicht Geschäftsführer Alexander Aisenbrey, wie anspruchsvoll eine sinnvolle Personaleinsatzplanung im Hotelalltag ist.
Allgemeinverständlich und anwenderfreundlich
Eine Zeiterfassung steht und fällt mit ihrer Alltagstauglichkeit. Sie muss in ihren Einzelfunktionen und Komponenten leicht verständlich sein, um bei den Anwendern - also den Mitarbeitern - keine Hemmschwellen aufzubauen. Sie muss einfach sein in der Handhabung und darf in ihren Kernfunktionen keine Fragen aufwerfen. "Die Zeiterfassung funktioniert als Dienstleister für unsere Führungskräfte, weil sie sich Gedanken machen müssen, ob ihre Arbeitszeitmodelle stimmen oder verbesserungswürdig sind - das heißt hier haben wir besonders den Abteilungsleitern Verantwortung und Gestaltungsspielraum übertragen", bringt Geschäftsführer Alexander Aisenbrey den Nutzen der Investition auf den Punkt. "Am Ende könnte irgendwann eine Schnittstelle zur Hotelsoftware stehen, so dass man den Umsatz pro Mitarbeiter bzw. den Umsatz pro gearbeiteter Stunde errechnen könnte", verrät der Hotelchef seine Zukunftsvision.
Anfangs höhere Personalkosten
Systeme zur Zeiterfassung helfen dabei, Prozesse zu optimieren, Transparenz zu schaffen und Personalkosten zu senken. Hotelverantwortliche sollten allerdings eine Lernphase einkalkulieren, die mit höheren Personalkosten verbunden ist. Im Öschberghof waren die Personalkosten 2013, im ersten Jahr der Zeiterfassung, höher als zuvor. "Das liegt daran, dass Abteilungsleiter in Tagen und Halbtagen denken und sich deshalb zunächst nicht fragen, ob sie andere Mitarbeiter flexibler einsetzen können, was oftmals eine Ganztagskraft einsparen könnte", erläutert Geschäftsführer Alexander Aisenbrey. Im laufenden Jahr zeichnet sich ein Rückgang der Personalkosten auf das vorherige Niveau ab, da die ersten Optimierungen beim Personaleinsatz zu greifen beginnen. Der erfahrene Hotelchef ist überzeugt davon, dass er im kommenden Jahr dank der ZEUS® Zeiterfassung und PZE erstmals einen Rückgang der Personalkosten verbuchen kann.
Attraktiv für den Hotelnachwuchs
Die ZEUS® Zeiterfassung und Personaleinsatzplanung hat die Ära der ungerecht verteilten Arbeitszeiten im Öschberghof beendet. Die Transparenz der Arbeitszeiten macht den Öschberghof gleichermaßen attraktiv für Auszubildende des Hotelfachs wie für junge Fachkräfte aus der Generation Y, für die Freizeit einen enorm hohen Stellenwert hat. Und damit auch eine gerechte Verteilung der Arbeitszeit. Im nächsten Schritt werden im Öschberghof abteilungsübergreifend fünf IVS Multifunktionsterminals MFT 9015 installiert, an denen jeder Mitarbeiter digital sein persönliches Arbeitszeitkonto einsehen kann oder auch Urlaubsanträge stellen kann. "Mit diesen Touchscreen-Terminals schaffen wir noch ein weiteres Stück Komfort und Transparenz, um unsere Mitarbeitender in Echtzeit über ihre arbeitsbezogenen Daten zu informieren", resümiert Geschäftsführer Alexander Aisenbrey die erfolgreiche Implementierung der ZEUS® Zeiterfassung und PZE.
