Moderne Architektur in idyllischer Lage: Die Bundesakademie in Trossingen ist das zentrale Forum für musikalische Jugendbildung in Deutschland. Im Programm haben die Spezialisten für musikalische Fort- und Weiterbildung Angebote u. a. für Musikschulleiter und -lehrer, Dirigenten, Chorleiter, Jugendleiter sowie Ausbilder in Musikvereinen. In pandemiefreien Zeiten veranstaltet die Bundesakademie jährlich 170 Lehrgänge, Symposien, Kongresse, Workshops und Seminare mit bis zu 4.500 Teilnehmern insgesamt. Ihre räumliche und technische Ausstattung ist einzigartig. Sie beschäftigt derzeit 29 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, davon 8 in Vollzeit und 21 in Teilzeit. Zudem wird sie unter anderem institutionell gefördert vom Bundesministerium für Familie, Senioren, Frauen und Jugend (BMFSFJ), finanziert sich aber auch über Teilnehmerbeiträge. Im Jahr 2018 verzeichnete die Bundesakademie einen Jahresumsatz von 2,2 Mio. Euro. Seit April 2021 hat man in Trossingen die ZEUS® Zeiterfassung und den Webworkflow im Einsatz, die in Zusammenarbeit mit der ortsansässigen IVS Zeit + Sicherheit GmbH implementiert wurden.
„Die Intention der Bundesakademie ist die Fort- und Weiterbildung von Multiplikatorinnen und Multiplikatoren, die im musikpädagogischen Bereich tätig sind. Dabei nimmt die Bundesakademie eine beratende Funktion wahr für die 36 Musikverbände, die bei uns Mitglied sind wie etwa der deutsche Zitherbund“, skizziert Simon Busch, Geschäftsführer der Bundesakademie für musikalische Jugendbildung, Sinn und Zweck der Akademie. So gebe es beispielsweise auch andere Musikbildungsstätten mit einem ähnlichen Kursangebot, die Bundesakademie sei in ihrer Struktur aber einzigartig, nämlich die einzige Akademie, die sich bundesweit um die musikalische Jugendbildung kümmert und den Fokus hat die Personen qualifizierend weiterzubilden, die in der musikalischen Jugendbildung tätig sind. Daneben bestehen noch zwei weitere Bundesakademien, die aber die kulturelle Bildung als Ganzes fördern, also zum Beispiel auch im Bereich der darstellenden Kunst.
Ein halbes Jahr ohne Präsenzveranstaltungen in 2021
Im vergangenen Jahr gab es in der Bundesakademie coronabedingt einen sechsmonatigen Lockdown, in dem keine Präsenzveranstaltungen durchgeführt werden konnten. Man hat dann viele Angebote in den digitalen Raum verlagert. „Letztendlich haben wir aber gemerkt, das ersetzt nicht die Präsenzausbildung und ist in vielen Bereichen einfach auch nicht möglich. Wenn ich beispielsweise eine Fortbildung gebe zum Thema Cembalo, kann das nicht online stattfinden, weil nicht jeder zuhause ein Cembalo stehen hat“, schildert Simon Busch die Folgen der Coronaeinschränkungen für den Weiterbildungsbetrieb. So rechne man auch für 2022 mit etlichen Veranstaltungsabsagen. Da sei auch das bundesweite Einzugsgebiet ein Nachteil, weil viele Teilnehmer zögern in Pandemiezeiten eine solche Reise zu unternehmen. Trotzdem gibt sich Simon Busch insgesamt optimistisch, da man bisher ganz gute Lösungen für die Herausforderungen der Pandemie gefunden hat.
Mitarbeiter wünschen sich Zeiterfassung
Die Idee in der Bundesakademie eine Zeiterfassung einzuführen, kam von den Mitarbeitenden. Daraufhin recherchierte Geschäftsführer Simon Busch, was eine Zeiterfassung können muss. Aus den gewonnenen Erkenntnissen erstellte er einen Anforderungskatalog speziell für die Bedürfnisse der Bundesakademie. Dann kamen auch schon erste Empfehlungen und wenig später erfolgte die Ausschreibung. Fünf Zeiterfassungsanbieter kamen in die engere Wahl. Den Zuschlag erhielt dann die ortsansässige IVS Zeit + Sicherheit GmbH.
ZEUS® Einführung im April 2021
Im Februar 2021 begann die Implementierung der neuen ZEUS® Zeiterfassung bei der Bundesakademie. Seit April 2021 läuft das System im Echtbetrieb. Für ihre Kommt/Geht-Buchungen stehen den Mitarbeitenden zwei Zeiterfassungsterminals zur Verfügung, für die Verwaltung am Haupteingang, für die Hauswirtschaft am Lieferanteneingang, wo sich auch die Umkleideräume des Hauswirtschaftspersonals befinden. Zusätzlich steht hier ein frei zugänglicher PC zur Verfügung, an dem die Mitarbeiter den Webworkflow nutzen können, zum Beispiel um papierlos Urlaub zu beantragen.
Bereitschaftsmodul für den Hausmeister
Transparente Arbeitszeiten sind ein Kriterium, das den Mitarbeitern der Bundesakademie sehr am Herzen liegt. Das gilt besonders für den Hausmeister, der in Bereitschaft ist, wenn Veranstaltungen in der Bundesakademie stattfinden. Vor der ZEUS® Einführung galt die Bereitschaftszeit als Vertrauensarbeitszeit. Ohne Zeiterfassung ist das aber, für beide Seiten, eine nicht nachvollziehbare Grauzone und damit auf Dauer keine zufriedenstellende Lösung. Kein Wunder also, dass der Hausmeister von Anfang an zu den Befürwortern der ZEUS® Einführung zählte. Mit dem Modul Rufbereitschaft / Bereitschaftsdienst kann der Hausmeister nun seine Bereitschaftszeiten in der ZEUS® Zeiterfassung abbilden. Wird er beispielsweise wegen eines technischen Defekts zu einer Veranstaltung gerufen, wo er einen zwanzigminütigen Einsatz hat, wird ihm trotzdem eine vereinbarte Garantiezeit gutgeschrieben. So werden geleistete Überstunden transparent und für alle Beteiligten nachvollziehbar.
Hotel und Restaurant inklusive
Da die Bundesakademie Seminar- und Kongressteilnehmer aus ganz Deutschland und dem angrenzenden Ausland willkommen heißt, versteht sich von selbst, dass sie ihre Gäste auch beherbergt. Wer also eine mehrtägige Veranstaltung bucht, kann sich im hauseigenen Hotel ein Zimmer buchen und findet auch die entsprechende Gastronomie vor. Allein daran lässt sich ablesen, dass die Aufgabenfelder für Verwaltung und Hauswirtschaft äußerst vielfältig und anspruchsvoll sind.
PZE für die Reinigungskräfte
Die Reinigungskräfte der Bundesakademie haben flexible Arbeitszeiten, zum Beispiel wenn in der Bundesakademie ein Teilnehmerwechsel erfolgt von 100 Teilnehmern in Woche A zu 15 Teilnehmern in Woche B. Deshalb erhalten die Reinigungskräfte ihre Dienstpläne auch jeweils zwei Wochen im Voraus und werden dann ganz individuell eingesetzt. „Das lief bisher über eine Worddatei, in der unser Hauswirtschaftsleiter einen Arbeitsplan erstellt hat, und das wollen wir durch die ZEUS® Personaleinsatzplanung vereinfachen, so dass der Arbeitsplan via ZEUS® automatisch an die Reinigungskräfte geschickt wird, damit sie zeitnah zuhause nachschauen können, wie sie in den anstehenden Wochen eingeteilt sind“, erläutert Simon Busch den Zweck der ZEUS® Personaleinsatzplanung.
Weniger Aufwand im Personalwesen
„Durch die ZEUS® Zeiterfassung konnten wir den Aufwand im Personalwesen deutlich verringern, zumal wir ja in der Hauswirtschaft davor noch mit Stundenzetteln gearbeitet haben. Die Stunden wurden dann handschriftlich zusammengerechnet, in einer Excel-Tabelle erfasst und dann dem Steuerberater gemeldet. Heute geht das natürlich mit ein paar wenigen Klicks“, skizziert Simon Busch das Upgrade in die digitale Zeitwirtschaft. Zudem sei der IVS Support sehr schnell und zuverlässig. Auch mit dem IVS Vertrieb arbeite man sehr gut zusammen. „Als institutionell geförderter Verein haben wir ja sehr spezielle Anforderungen, auf alle diese Belange konnte IVS wunderbar eingehen“, stellt Simon Busch dem IVS Team ein erstklassiges Zeugnis aus.
