"Wir begeistern" lautet die Devise der Kongress + Kursaal Bern AG. Einerseits mit Freundlichkeit und Kompetenz, andererseits mit verschiedenen Spezialitätenrestaurants, einem 4-Sterne-Superior-Lifestyle-Hotel und einem qualitativ hochwertigen Angebot für Kongressteilnehmer, -besucher und Gäste. 112 Jahre im Dienste guter Gastlichkeit kann die Kongress + Kursaal Bern AG heute als Renommee auf der Habenseite verbuchen. Die Kursaal Unternehmensgruppe erwirtschaftet rund 86 Mio. CHF Jahresumsatz. Im Jahr 2015 entschloss man sich bei der Kursaal Bern AG, in eine neue Zeiterfassung zu investieren. Nach gründlicher Marktrecherche und eingehender Prüfung von Referenzen entschied man sich für die ZEUS® Zeiterfassung und Personaleinsatzplanung.
m Schweizer Gastgewerbe ist der Arbeitgeber zu einer professionellen Arbeitszeiterfassung verpflichtet: Der Landes-Gesamtarbeitsvertrag des Gastgewerbes (L-GAV) schreibt vor, dass Jahresbetriebe schriftliche Arbeitspläne zwei Wochen im Voraus erstellen müssen. Zudem sind sie verantwortlich für die Erfassung und Kontrolle der geleisteten Arbeitszeit (L-GAV Art. 21., Absatz 1 bis 3).
Branchenupdate Bern
Welche Zeiterfassungssysteme sind am Markt erfolgreich und in Bern im Einsatz? Dieser Frage ging Franziska Moraske, Direktorin Human Capital + Organisation bei der Kongress + Kursaal Bern AG, Ende 2014 nach. Ziel war dabei, eine Zeiterfassung zu finden, die sich bestmöglich eignet für die hohen Anforderungen im Gastgewerbe, gerade in Bezug auf maximale Flexibilität. "Zunächst habe ich mich erkundigt, welche unserer Tochtergesellschaften bereits mit ZEUS® arbeiten. Dabei fand ich heraus, dass unser Grand Casino Bern ZEUS® bereits seit 2011 mit großem Erfolg einsetzt ", schildert Franziska Moraske ihr Vorgehen. "Ich habe ein Branchenupdate in Bern gemacht, um herauszufinden, was andere Gastronomiebetriebe verwenden. Auf einer Fachmesse in Zürich habe ich mir mit meinem Team die diversen Anbieter von Zeiterfassungssystemen angeschaut. Wir haben uns gemeinsam auf ZEUS® geeinigt. Ich habe daraufhin einen Antrag in der Geschäftsleitung gestellt, der an den Verwaltungsrat ging und dort zu guter Letzt positiv entschieden wurde", erinnert sich Franziska Moraske an die einzelnen Etappen bis zur Entscheidung für die ZEUS® Zeiterfassung im Juni 2015.
Flexibel bei den Tagesmodellen
Im Schweizer Gastgewerbe ist Zeiterfassung Pflicht. "Der Vorteil von ZEUS® liegt darin, dass man Tagesmodelle und Schichten sehr flexibel anlegen und planen kann", fasst Franziska Moraske ihre Erfahrungen zusammen. Zudem sei es für sie extrem wichtig gewesen, dass sich mit ZEUS® die Jahresarbeitszeit der einzelnen Mitarbeiter exakt bestimmen lässt, denn diese ist bei der Anlage der Tagesmodelle wie bei der Dienstplanung stets zu berücksichtigen. Derzeit sind bei der Kongress + Kursaal Bern AG 70 Tagesmodelle im Einsatz.
Hohe Genauigkeit im Saisonbetrieb
"Als Kongresshaus unterliegt der Kursaal Bern einer hohen Saisonalität. Wir haben Spitzenzeiten mit einem sehr hohen Arbeitszeitaufkommen und dann gibt es auch Zeiten, in denen das Haus nicht vollständig ausgebucht ist", erklärt Franziska Moraske. Geschäftsintensive Monate mit vielen Kongressen und Events sind im Kursaal Bern die Monate Januar, März, April und Juni. Dann folgt der Sommer, der eher den Touristen gehört. Im Spätjahr ist der September ein arbeitsreicher Monat, danach steht im November und Dezember das Weihnachtsgeschäft auf dem Programm. Die hohe Variabilität bei den Arbeitszeiten lässt sich laut Franziska Moraske am besten über eine quasi "vorkonfigurierte" Jahresarbeitszeit abbilden, die den wechselhaften Arbeitszeitverlauf schon im Vorfeld mit einkalkuliert. Der Kursaal Bern hat 220 Mitarbeitende in Festanstellung und einen Pool von ca. 250 Aushilfen.
Hotel Allegro
Das Hotel Allegro ist eine hundertprozentige Tochtergesellschaft des Kursaal Bern. Als relativ kleiner Betrieb mit wenigen Mitarbeitende fügt sich das Hotel Allegro nahtlos in das Kongressgeschehen ein und ist im Haus kaum als separates Unternehmen wahrnehmbar. "Vom Leben her ist alles ein Haus, es ist einfach eine andere Rechtsform, die wir einfach abrechnungstechnisch abbilden müssen", beschreibt Franziska Moraske die betriebswirtschaftliche Eigenständigkeit des Hotel Allegro in der Kursaal-Unternehmung.
ZEUS® customized
Jede Abteilung in Kursaal und Hotel hat besondere Anforderungen. Deshalb hat man ZEUS® PZE und PEP den Wünschen der jeweiligen Abteilungsleiter entsprechend customized, beispielsweise Schichtfolgen im Sinne der jeweiligen Dienstplanung farbig hinterlegt. So sieht jeder Mitarbeitende auf einen Blick, wann er oder sie Dienst hat.
Fingerprintterminals
Mit der Zeiterfassung via Fingerprint hat der Kongress + Kursaal Bern das Badge-Zeitalter hinter sich gelassen und zwei Probleme auf einen Schlag gelöst: Es sind keine verlorenen Magnetkarten mehr zu beklagen und es können auch keine mehr an unbefugte Personen weitergegeben werden. Bei 250 Aushilfen, die teilweise nur alle drei Monate im Dienst sind, bieten die Fingerprintterminals da entscheidende Vorteile. In der Zeit vor dem Fingerprint mussten die Aushilfen ihre Arbeitszeiten noch auf einem Stundenzettel festhalten. Die Terminals ersparen der Lohnabteilung heute lästigen Papierkram und erhöhen gleichzeitig den Buchungskomfort der Mitarbeitenden.
Kostenstellenverechnung mit ABACUS
In der Nachkalkulation von durchgeführten Events spielt die Kostenstellenverrechnung eine bedeutende Rolle, um im Nachhinein deren Rentabilität überprüfen zu können. Die ZEUS® Zeiterfassung liefert dafür die angefallenen Arbeitsstunden pro Event, das Lohnprogramm ABACUS die entsprechenden Löhne und Zuschläge der eingesetzten Mitarbeitenden.
