Während einer Dienstreise kommen schon so manche Belege zusammen, wie z.B. Spritt- und Hotelrechnungen, Bewirtungs-Quittungen oder Parkgebühren etc. Oft fällt es schwer den Überblick dabei zu behalten und nach der Rückkehr alles wieder korrekt zuzuordnen bzw. nachzuvollziehen.
Außerdem genügt es oft nicht nur die Belege zu sammeln. Bei Fahrten mit dem privaten Auto wird zum Beispiel entweder ein Kilometersatz berechnet oder der Mitarbeiter bekommt eine Pauschale von 30 Cent pro Kilometer. Bei längeren Reisen kommen auch noch die Tagespauschalen für Verpflegung hinzu, welche je nach Land und Ort unterschiedlich hoch ausfallen.
Eine gesetzliche Pflicht Reisekosten zu erstellen besteht für Unternehmen nicht. Die Mitarbeiter können ihre Ausgaben ebenso über die Einkommensteuererklärung geltend machen. Jedoch verlangt das Finanzamt hierfür einen Nachweis, dass es sich bei der Reise auch tatsächlich um eine Geschäftsreise gehandelt hat. Wozu eine transparente Dokumentation mit allen Belegen erforderlich ist.
Mit ZEUS® kein Problem!
Abhilfe schafft hier die ZEUS® Zeiterfassung mit dem Modul Dienstreiseabrechnung. Hier wird bereits vor dem Reiseantritt der Workflowantrag als eigenständiger Vorgang angelegt. Die Tagespauschale wird automatisch berechnet und die Belege können während der Reise direkt erfasst werden. Nach der Reise werden die gesammelten Reisekosten einfach per Klick direkt an den Vorgesetzten übermittelt.
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