Die Handwerkskammer Freiburg ist gleichzeitig Selbstverwaltung und Interessenvertretung für über 15.000 Handwerksbetriebe in Südbaden. So vertritt sie seit über 120 Jahren die Interessen vieler Gewerke, mittlerweile von fast 100.000 Beschäftigten in den Kreisen Ortenau, Emmendingen, Breisgau-Hochschwarzwald, Lörrach sowie im Stadtkreis Freiburg. Die Handwerkskammer ist eine Körperschaft des öffentlichen Rechts und versteht sich als Sprachrohr des Handwerks. Sie hat 175 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und macht sich stark für das Handwerk in Politik, Gesellschaft und Medien. Seit 2005 hat die Handwerkskammer die elektronische ZEUS® Zeiterfassung im Einsatz, die gemeinsam mit der in Lahr ansässigen IVS Zeit + Sicherheit GmbH realisiert wurde. In 2022 entschloss sich die Handwerkskammer Freiburg die ZEUS® X mobile App und den WebWorkflow einzuführen, um die Lösung hardwareseitig zu verschlanken. Keine Terminals und Server mehr, dafür eine elegante Anbindung an das ISGUS Rechenzentrum in Villingen-Schwenningen.
„Gerade jetzt, in diesen bewegten Zeiten, nach der Corona Pandemie merken wir immer wieder, dass es umso wichtiger ist das Handwerk und die Betriebe gegenüber der Politik und der Öffentlichkeit zu vertreten“, beschreibt Juliane Dischinger, Abteilungsleiterin Personal/Organisation bei der Handwerkskammer die aktuelle Situation und die wichtige gesellschaftliche Funktion der Handwerkskammer. Auch intern gebe es Veränderungen, die man aktiv angehe. Zum Beispiel eine neue Dienstvereinbarung, die eine solide Grundlage bietet für das Konzept der flexiblen Arbeitszeit. „Die Idee war hier mehr Flexibilität für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu schaffen nicht nur bei der Arbeitszeit, sondern auch bei ihrer Erfassung“, erläutert Juliane Dischinger die Motivation für die Einführung der ZEUS® Zeiterfassungs-App. Da man mit der IVS Zeit + Sicherheit GmbH sehr gute Erfahrungen gemacht habe, wollte man diese langjährige Partnerschaft auch für die Umstellung auf die Smartphone-Lösung nutzen. Für die hauseigene IT-Abteilung sei diese besonders elegant gewesen, da man dank der Anbindung an das ISGUS Rechenzentrum in Villingen-Schwenningen keine eigene Hardware bereitstellen musste.
Startsignal für Smartphone-Lösung
Erste Überlegungen gab es bereits im Herbst 2021. Die Entscheidung alle Mitarbeiter in Sachen Zeiterfassung auf Smartphone umzurüsten, fiel im Frühjahr 2022. Das Go-live erfolgte dann im November 2022. „Davor gab es noch technische Umsetzungen mit dem IVS-Projektleiter. Es ging dabei um Umsetzung von neuen internen Prozessen, die kurz zuvor durch eine neue Dienstvereinbarung verabschiedet wurden. So kann beispielsweise jede Abteilung ihren Abrechnungszeitraum selbst bestimmen, was dann naturgemäß Variationen zur Folge hat. Das musste dann flexibel angepasst werden pro Abteilung, aber auch entsprechend der Arbeitszeit des jeweiligen Mitarbeiters, also 100, 80 oder 55%, skizziert Juliane Dischinger einen Aspekt der internen To-Do-Liste vor der Implementierung der mobilen ZEUS® App-Lösung. Gleichzeitig habe man Schulungen durchgeführt, zunächst für die Führungskräfte und dann auch für die Mitarbeiter, rechtzeitig vor dem Go-live der neuen Smartphone Lösung.
Digitalisierung mit Augenmaß
„Wir haben viele Mitarbeiter, die lange dabei sind, die ZEUS® schon gut kennen. Diese gelernte Routine hat es uns einfach gemacht, weil schon allein der Umstieg auf die Zeiterfassung via Smartphone für einige Mitarbeiter eine Herausforderung war, da wollten wir ihnen wenigstens mit dem gewohnten ZEUS® Programm ein Stück Sicherheit bieten“, erläutert Juliane Dischinger die Vorteile einer zukunftsoffenen Zeiterfassung. Viele Mitarbeiter der Handwerkskammer üben Tätigkeiten aus, bei denen das Handy kaum eine Rolle spielt. Da die Belegschaft einen relativ hohen Altersdurchschnitt hat, überrascht es nicht, dass es auch Mitarbeiter gibt, die nicht besonders handyaffin sind. Trotzdem hätten alle eine große Offenheit gegenüber der neuen ZEUS® Smartphone-Lösung gezeigt, so Juliane Dischinger.
Rasante Buchungen
Ob Arbeitszeiten, Pausenzeiten oder auf dem Weg zu einem Dienstgang, mit einem Klick ist der Vorgang gebucht. Da bei der Handwerkskammer die ZEUS® Schnittstelle zur Lohnabrechnung gar nicht gebraucht wird, weil geleistete Plusstunden über Freizeit ausgeglichen werden, wiegen Fehlbuchungen nicht so schwer. Fehlt eine Buchung oder hat man eine vergessen, kann man diese nachtragen. „Im Vordergrund steht bei uns das Vertrauen zu unseren Mitarbeitern, die ihre Arbeitszeit letztlich selbst verwalten. Das ist auch genau die Idee, die hinter der neu erarbeiteten Dienstvereinbarung steht“, schildert Juliane Dischinger, was die mobile Zeiterfassungs-App auszeichnet: zum einen mehr Eigenverantwortung für die Mitarbeiter, zum anderen mehr Feinabstimmung mit den Führungskräften.
Urlaubsplanung per Gruppenkalender
Auch bei der Handwerkskammer Freiburg erweist sich der Gruppenkalender als wichtiges und viel genutztes Feature. „Die Möglichkeit der Urlaubsplanung via Gruppenkalender war ein wichtiges Kriterium für uns bei der Entscheidung für die ZEUS® X mobile App, das haben wir vorher noch über Excel Tabellen gelöst, was sehr zeitaufwändig und nervenraubend war“, zeigt sich Juliane Dischinger erfreut über die Vorteile des Gruppenkalenders. Auch die Option zusätzliche Genehmigungsläufe einzubauen, war ein wichtiges Argument für die mobile ZEUS® Lösung. So lasse sich beispielsweise die Freistellung nach dem Tarifvertrag über die ZEUS® X mobile App beantragen, laufe dann über die Personalabteilung, wird dort geprüft und geht erst dann zum Vorgesetzten. Auch bei Urlaubsanträgen via WebWorkflow kommen Genehmigungsläufe zum Einsatz. Bei Dienstreisen und beim mobilen Arbeiten entfaltet die mobile App ihre Stärken, weil sie ortsunabhängig funktioniert. Für den Mitarbeiter bedeutet das maximale Flexibilität bei der Buchung von Arbeitszeiten und weniger Buchungskorrekturen im Nachgang.
Unkomplizierte Zusammenarbeit
„Wir haben das bekommen, was wir uns erhofft haben, ein großes Plus an Flexibilität. Die Zusammenarbeit war, wie auch schon vorher, sehr unkompliziert vor allem dadurch, dass man einen konkreten Ansprechpartner hat, der das Projekt von A bis Z begleitet. Das war für uns wichtig, weil wir durch die neue Dienstvereinbarung sozusagen ein Pflichtenheft hatten, das uns viele individuelle Anpassungen abverlangt hat. Da hat uns unser IVS Ansprechpartner sehr souverän durch die einzelnen Phasen der Implementierung begleitet“, stellt Juliane Dischinger der IVS Zeit + Sicherheit GmbH aus Lahr ein erstklassiges Zeugnis aus.
