Um den Verwaltungsaufwand zu reduzieren und Abläufe zu vereinfachen, hat die IVS Zeit + Sicherheit GmbH verschiedene digitalisierte Lösungen im Portfolio. Als Ansprechpartner für Soft- und Hardware implementiert IVS passende Lösungen und bietet Kunden ein eigenes Rechenzentrum für Software as a Service. Das Allgäuer Wirtschaftsmagazin (AWM) sprach mit Paul Günthör, Leiter der IVS-Niederlassung Allgäu in Kempten.
AWM: Haben Einsatzpläne und Zeiterfassungslisten auf Papier endgültig ausgedient?
Paul Günthör: Ja, ganz sicher. Zukünftig werden manuelle Handaufschriebe und abteilungsinterne Insellösungen ausgedient haben. Funktionale und integrierte Softwaremodule in der Personalzeiterfassung unterstützen die Prozesse in allen Branchen. In der Vergangenheit haben kundenspezifische Anpassungen der Systeme oft in eine Sackgasse geführt. Wir nutzen heute hohe Standards für Systemlösungen, wie beispielsweise ZEUS®. Damit steht unseren Kunden eine ausgereifte Anwendung zur Verfügung, die nach Bedarf um Module für die Betriebsdatenerfassung, die Personaleinsatzplanung, Zutrittskontrollen oder Workforce-Management ergänzt werden kann.
AWM: Wird die Personalabteilung dadurch entlastet, oder stellt das System zusätzlichen Aufwand dar?
Paul Günthör: Es geht ja gerade darum, die Personalabteilung und auch die Mitarbeiter zu entlasten. Zeiterfassung wird nicht einfacher. Fehlzeiten wegen Krankschreibungen haben im letzten und diesem Jahr deutlich zugenommen: 2019 waren Arbeitnehmer durchschnittlich 10, 9 Arbeitstage krankgemeldet. Je nach Quelle und Datenbasis liegen wir heute bei rund 20 Arbeitstagen. Ab dem 1. Januar 2023 wird die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) eingeführt. Der Krankenversicherte soll sich dann per Telefon oder E-Mail krankmelden können. Anschließend muss sich der Arbeitgeber die Krankmeldung selbst besorgen. Dies kann einfach und schnell mit einem ZEUS® Modul erledigt werden. Hierzu werden die Daten vom Server der gesetzlichen Krankenkasse abgerufen. Grundsätzlich können mit einer modernen Workforce-Management-Lösung alle Anträge und Fehlzeiten über den WebWorkflow per Smartphone, Tablet oder den Homeoffice-PC beantragt und genehmigt werden. Die Verantwortlichen können die Anträge im System direkt einsehen. Davon profitieren Mitarbeiter, Vorgesetzte und das Unternehmen gleichermaßen – der Mehrwert ist sofort für alle Beteiligten ersichtlich.
Allerdings ist auch ein Umdenken in den Unternehmen notwendig, damit das Personal in Zukunft verstärkt in Human Resources Prozesse einbezogen werden kann. Die Softwaremodule Personalzeiterfassung und Einsatzplanung müssen sich dazu optimal unterstützen. Die ZEUS® Systemlösung berücksichtigt automatisch Unter- und Überbesetzungen des Personals und der Planer kann unter Berücksichtigung von Qualifikationen und Zeitsalden, kurzfristige Planänderungen optimal durchführen. Da wird es auch Anwendungen wie eine digitale Schicht-Tauschbörse geben – die Mitarbeitenden könnten dann mitbestimmen und die Arbeit mitorganisieren.
AWM: Die Digitalisierung betrifft nicht nur das Personal. Wie steht es um die Erfassung von Betriebsdaten?
Paul Günthör: Hier arbeiten wir mit der ZEUS® BDE Systemlösung für die Kosten- und Leistungserfassung. Damit haben ZEUS® Anwender einen einfachen Zugriff auf die relevanten Kennzahlen und eine vollkommene Übersicht aller Projektzeiten. In der Verwaltung und in weiterverarbeitenden ERP-Systemen (Anm. der Redaktion: Enterprise Ressource Management) stehen somit für die Buchhaltung und das Controlling automatisch alle Daten geprüft und aktuell zur Verfügung, sodass die Rechnungen unkompliziert aufgesetzt werden können.
AWM: Lässt sich auch die Zutrittskontrolle im Unternehmen sinnvoll digitalisieren und so die Sicherheit verbessern?
Paul Günthör: Auf jeden Fall, denn mit digitaler Zutrittskontrolle sorgen Sie rund um die Uhr für den Schutz von Gebäuden, Lagerhallen und Betriebsausstattung. Da können Sie individuelle Zutrittsprofile für Raumzonen und Sicherheitsbereiche definieren. Das Vererbungsprinzip macht es einfach, Zutrittsrechte an Mitarbeiter, Besucher oder Fremdfirmen flexibel und übersichtlich zu verwalten. Anhand des elektronischen Schließplans können Sie jederzeit in Echtzeit einsehen, wer berechtigt ist bestimmte Türen zu öffnen und können dabei temporäre Änderungen hinterlegen. Die Kombination aus klassischer Zeiterfassung und digitaler Schließtechnik hilft, Türen abzusichern, die aus baulichen Gründen nicht direkt mit der Zutrittskontrollzentrale verkabelt werden können. Durch Funkvernetzung werden Schließzylinder zu vollwertigen online Komponenten.
AWM: Herr Günthör, vielen Dank für das Gespräch.
Text: Meike Winter