Bis vor Kurzem wurden die Arbeitszeiten bei der Gemeindeverwaltung Malterdingen noch ganz klassisch in Excel-Tabellen dokumentiert. Jeder Mitarbeitende führte seine eigene Liste, die am Monatsende ausgedruckt, abgegeben und manuell am Ende des Jahres kontrolliert wurde. Eine digitale und papierlose Lösung gab es nicht – Urlaubs- und Krankheitstage, Plus- und Minusstunden wurden rein offline verwaltet.
Mit der Einführung gesetzlicher Vorgaben zur elektronischen Zeiterfassung entschied sich die Verwaltung für einen modernen Schritt, gemeinsam mit der IVS Zeit + Sicherheit GmbH, in Richtung Digitalisierung – und für die ZEUS® Zeiterfassungslösung.
Ausschlaggebend für die Wahl war jedoch nicht nur die Notwendigkeit, gesetzeskonform zu handeln, sondern auch positive Vorerfahrungen: Sowohl Hauptamtsleiter der Gemeinde Malterdingen Herr Martin Klomfaß als auch Frau Jenny Lehmann kannten ZEUS® bereits aus früheren Tätigkeiten und waren von der Lösung überzeugt. So fiel die Entscheidung erneut auf das ZEUS® System.
Mehr Effizienz durch digitale Workflows
Heute nutzt die Gemeindeverwaltung die ZEUS® Module Personalzeiterfassung sowie Workflow Management. Letzteres kommt insbesondere bei der automatisierten Bearbeitung von Korrekturanträgen und Fehlzeiten zum Einsatz – ein großer Schritt in Richtung Prozessoptimierung.
Reibungslos und kompetent
Die Einführung verlief aus Sicht aller Beteiligten äußerst zufriedenstellend. Von Anfang an wurde der Kontakt mit IVS als „sehr angenehm und vollkommen reibungslos“ beschrieben. Auch die Projektbetreuung durch Herrn David Schay aus dem IVS Consulting Team wurde besonders positiv hervorgehoben: „Kompetent, hilfsbereit und immer ansprechbar – wir fühlten und fühlen uns zu jeder Zeit bestens betreut.“
Spürbarer Mehrwert für alle
Im Arbeitsalltag zeigt sich schnell der Nutzen der neuen Lösung. Besonders die Automatisierung der Genehmigungsprozesse entlastet sowohl Verwaltung als auch Mitarbeitende. „Wenn mal ein Kollege aus dem Bauhof das Stempeln vergisst, wird die Korrektur einfach im System nachgetragen und automatisch weitergeleitet“, erklärt Frau Lehmann. Das System läuft stabil und zuverlässig – „bisher gab es keinerlei Probleme.“
„Jetzt müssen wir nur noch unsere Daten komplett nachtragen, damit künftig auch die Geburtstage und Dienstjubiläen der Mitarbeitenden im ZEUS® Dashboard angezeigt werden“, ergänzt Herr Stefan Engler aus dem Personalwesen der Gemeindeverwaltung Malterdingen.
Die Gemeindeverwaltung Malterdingen zeigt: Mit der richtigen Lösung und einem erfahrenen Partner wie IVS lässt sich der Schritt in die digitale Zeiterfassung einfach, effizient und zukunftssicher gestalten.
